Cómo hacer una factura

Comercio, Documentos clave en el comercio | 25 de Noviembre de 2016 | Deja un comentario
Cómo hacer una factura

Una factura es uno de los documentos clave del tráfico mercantil. Es el documento que demuestra la culminación de un contrato, de la venta de un producto o la prestación de un servicio. Por eso, debes estar atento si estás en ese momento en el que tienes que hacer una factura. Si eres un profesional registrado en Hacienda y no sabes si has incluido todos los datos, si todos los importes están correctos o si el porcentaje de IVA a poner es el establecido por Hacienda, lee este post.

Aquí te indicamos cuales son los pasos a seguir de manera fácil y rápida para hacer una factura.

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Hacer una factura paso a paso

 En unos de los márgenes (derecho o izquierdo) del documento hay que incluir: la palabra “Factura” (a efecto de título en el documento para que sea claro y legible), fecha de emisión, número de factura, nombre y apellidos o razón social de la empresa que emite la factura, DNI o CIF del emisor y dirección y teléfono (si se tiene).

La numeración en las facturas es importante que siga un criterio y que sea correlativa y cronológicamente consistente: si el 1 de diciembre emites la factura FA00012, el día siguiente no deberías emitir una factura con una numeración inferior.

 Si tenemos logotipo lo pondremos también en uno de los márgenes.

 En el otro margen indicaremos los datos del cliente (al que has vendido algo y del que cobras): nombre completo del cliente o razón social de la empresa, CIF o DNI, dirección postal completa y teléfono (si se tiene).

 Hay que hacer una breve descripción del producto o servicio a facturar (cantidad de productos, precio unidad, horas, servicio prestado, etc).

 Indicaremos si hay algún tipo de descuento o entrega a cuenta.

 Total factura (indicaremos el total neto, el importe del IVA y el total bruto).

 Indicar la forma de pago y el plazo en que debe abonarse.

Tipos de facturas

También hay que tener en cuenta que hay diferentes tipos de facturas:

 Factura ordinaria: la que se hace para cualquier operación de compraventa de productos o prestación de servicios;

 Factura rectificativa: se usa cuando queremos corregir algún error que hayamos cometido.

 Factura recapitulativa: se hace para englobar varias operaciones que hayamos hecho a un mismo destinatario en un margen de tiempo.

 Factura proforma: se usa cuando queremos hacer una oferta comercial antes de finalizar la venta. También nos la pedirán para justificar el interés en un producto o servicio nuestro y de cara a demostrar el importe a desembolsar, se necesita un documento demostrativo.

También se utilizan en el transporte de mercancías para demostrar el contenido a enviar o transportar, especialmente cuando hay aduanas de por medio.

 Factura completa (clasificación según la Agencia Tributaria): es una factura normal cuando cumple todos los requisitos (número de factura, datos del cliente, datos del emisor, etc).

 Factura simplificada (clasificación de la Agencia Tributaria): es cuando la factura no debe tener toda la información requerida por la Ley. Por ejemplo la factura simplificada sustituye a un ticket. Este enlace explica en qué casos se puede o no hacer una factura simplificada.

 Factura electrónica: es la factura en soporte electrónico. Además el gobierno tiene una página donde explica cómo facturar de manera electrónica a la Administración Pública, ya que, desde el pasado 15 de enero del 2015 es obligatorio. Además, si eres pequeña o media empresa o autónomo hay un programa gratuito para hacer facturas electrónicas que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Qué IVA para una factura

Nos queda saber qué IVA es de aplicación para nuestra actividad: pudiendo ser el 4%, el 10% o el 21%.

 Tipo Superreducido (4%): se aplica sobre la venta de libros, diarios y revistas que no contengan únicamente publicidad, partituras, mapas, cuadernos de dibujo que solo se utilicen como material escolar excepto aparatos electrónicos. Se aplica sobre medicamentos para uso humano, productos de alimentación básicos, vehículos destinados a personas con movilidad reducida y servicios de teleasistencia.

 Tipo reducido (10%): se aplica al transporte de viajeros, en hoteles, restaurantes y entradas a bibliotecas, archivos, centros de documentación, museos, galerías de arte; espectáculos deportivos de carácter aficionado; exposiciones y ferias de carácter comercial y servicios de recogida y tratamiento de desechos y residuos, desratización y tratamiento de aguas residuales.

 Tipo general (21%): se aplica en el resto de bienes y servicios no exentos del impuesto.

En caso de ser autónomos y si nuestro cliente es una empresa o un profesional debemos aplicar el tanto por ciento del IRPF aplicable. Este suele ser del 21% pero si los ingresos de tu actividad han sido menores de 15.000€ en el año anterior, puedes aplicar una retención del 15%. Por su parte, los nuevos autónomos pueden aplicarse una retención del 9% durante los tres primeros años de actividad.

Fecha de emisión

Las facturas las emitiremos siempre cuando se haya realizado la operación y, como mucho, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Lo más importante de todo es que siempre te debes quedar con una copia de todas las facturas que emitas y conservarlas durante 5 años, ya que el plazo de prescripción comienza a contar desde el fin del plazo de la presentación del IRPF.

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