Las 5 cosas que debes saber antes de automatizar tu contabilidad o la de tu empresa

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Tomar la decisión de permitir a un software que se encargue de automatizar alguno de los procesos que llevamos a cargo todos los días no es una tarea fácil. Si, además, hablamos de contabilidad, las dudas son aún mayores.

Todo lo relacionado con dejar que alguien o algo gestione nuestras cuentas ya de por sí genera dudas. Sobre todo en este caso donde un error o despiste puede resultar en una multa y puede salirnos muy caro.

Seguramente ya hayas tenido que lidiar con contables que no responden a tus llamadas, te daban largas o, en el peor de los casos, no hacían bien su trabajo y te estés planteando llevar tu propia contabilidad.

Si este es tu caso, no puedes lanzarte sin el respaldo de un buen software que, no solo te ayudará, sino que hará parte del trabajo por tí.

Como sabemos que es una decisión difícil, a continuación intentaremos ayudar a resolver las dudas más comunes que se plantean a la hora de automatizar la contabilidad.

Ordenador portátil tecnología
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Qué Debes Tener En Cuenta Ante De Utilizar un Software Que Automatice Tu Contabilidad

Dejar tu contabilidad en manos de un programa puede dar miedo al principio, pero es algo cada día más común entre empresas y autónomos. Esto hace que los mismos programas se actualicen y cada vez sean más útiles y fiables.

Sin embargo, como sabemos que esto puede generar muchas preguntas, explicaremos en breve los 5 motivos principales que debes saber antes de dar este paso.

  1. No es necesario que tus clientes estén digitalizados

Una de las principales frases que escuchamos es “Para qué voy a digitalizar mi negocio si todas las empresas con las que trabajo aún no lo están” y tiene cierta lógica.

Automatizar la contabilidad implica que absolutamente todos los documentos, facturas o tickets tienen que estar de alguna manera digitalizados ya que deberán ser contabilizados a través del programa. 

Si trabajamos con empresas o clientes que aún funcionan en formato analógico, nos encontraremos con una contabilidad híbrida entre nuestros documentos 100% digitales, y los documentos de los demás que aún serán en papel impreso ―en el mejor de los casos.

Si debemos tener dos contabilidades paralelas, una en digital y otra en formato físico, el uso de un software pierde sentido, ya que nos será imposible automatizar la contabilidad del todo. Terminaremos perdiendo tiempo en vez de ahorrarlo.

Sin embargo, hubo quienes ya se han encontrado con esta problemática anteriormente y han decidido buscar una solución. Aprovechando la tecnología OCR ― escaneo óptico de caracteres por sus siglas en inglés― y aplicándola al mundo de la contabilidad, ha nacido Klippa.

Klippa te permite escanear facturas y convertirlas en texto, de modo que puedes tener en pocos minutos una factura que te fue enviada en formato físico, escaneada o como imágen, de manera totalmente digital.

No solo es una gran ayuda para llevar tu contabilidad de manera digital, sino que también mejora la organización y archivación. Ya no tienes que depender de las pilas de facturas en papel, y, además, te ayudan a la indexación y facilitan la búsqueda de los archivos en tus registros digitales.
De este modo, no importa el formato en que te envíen los documentos, puedes transformarlos en documentos 100% digitales en pocos minutos utilizando simplemente un escáner.

No necesitas grandes conocimientos contables

Otro gran miedo que se tiene a la hora de dejar de depender de un contable es la falta de conocimientos en el tema. Si tienes una empresa o eres autónomo hace tiempo, por gajes del oficio, seguramente estés familiarizado con algunos conceptos, pero de ahí a llevar toda la contabilidad hay un trecho muy grande.

El uso de softwares que automatizan la contabilidad no solo es para ahorrar tiempo, sino que también es una herramienta muy útil que nos ayuda a subsanar aquellas cuestiones relacionadas con la contabilidad que desconocemos.

De hecho, estos softwares fueron creados justamente para que personas, sin tener estudios en contabilidad, puedan llevar gestionar todo lo relacionado con su propio negocio de manera interna, sin necesidad de contratar a nadie externo.

Son extremadamente intuitivas, hechas partiendo de la base que quien se encontrará utilizandolas no es un experto, fáciles de usar y con una interfaz clara y sencilla.

Nos indican en todo momento los documentos específicos que necesitamos adjuntar, los plazos que debemos cumplir y nos notifican en caso de que haya alguno que esté por caducar.

Además, nos ayudan a tener todo organizado a la hora de hacer las cuentas anuales y trimestrales. Si hemos utilizado el programa correctamente durante todo el periodo, la documentación a aportar ya estará disponible y solo tendremos que descargarla y presentarla en la administración correspondiente.

Aunque se trate de herramientas muy potentes, son extremadamente útiles y fáciles de usar, por lo que no hay que tener miedo a dar el paso a los softwares de contabilidad.

Trabajo en casa (Claudio Schwarz Unsplash)
Trabajo en casa (Claudio Schwarz Unsplash)

Hay una gran oferta en el mercado

Si buscamos “software de contabilidad” en un buscador nos encontraremos con alrededor de 31.000.000 resultados. Esto ya nos da una idea de la cantidad de programas que podemos encontrar en el mercado.

Sin embargo, no hay que dejarse avasallar por estas cifras. El hecho de que haya mucha cantidad es algo positivo. Quiere decir que hay una gran variedad y que podemos elegir aquel que más se adapte a nuestra necesidades.

Entre las cuestiones a tomar en consideración a la hora de elegir el mejor software están:

  • Accesible – Que sea sencillo y fácil de usar para cualquier usuario, independientemente de sus conocimientos previos
  • Intuitivo  – Que no necesitemos un manual para aprender a utilizarlo. Solo viendo su interfaz entendamos cómo funciona
  • Funcional – Que cumpla con su función de automatizar la contabilidad de la mejor manera posible, pero que nos aporte otras soluciones a la vez.
  • Actualizable – Las leyes y plazos se actualizan a menudo, necesitamos un software que lo haga a la vez y no se quede atrás.
  • Precio – Si bien hay muchas opciones gratuitas o muy económicas, quizás nos interese pagar un precio más elevado por un software de mejor calidad

Estos son solo algunos de los aspectos que deberíamos considerar a la hora de elegir un software para nosotros o nuestra empresa. 

Existen, además, muchas páginas web que hacen recopilaciones, resúmenes y reseñas sobre los software disponibles en el mercado y nos pueden ayudar a elegir el mejor programa de contabilidad.

En última instancia, nadie mejor que uno mismo conoce las propias necesidades, por tanto la decisión sobre qué software utilizar recae sobre nosotros.

La formación no es obligatoria, pero es recomendable

Es posible que si nos decantamos por un software de contabilidad integral, termine siendo utilizado por más de una persona. Como ya hemos dicho anteriormente, estos programas son intuitivos y hechos para personas que no son contables.

Sin embargo, no deja de tratarse de un software digital en el que estaremos volcando datos e información importante y en el que no queremos cometer errores. Dependiendo de cada situación, es posible que sea necesaria un poco de formación previa.

Puede ser formación relacionada a la informática y el uso de softwares y programas en general, o más enfocada a ciertos conceptos contables que nos puede ser útil conocer.

Como ya dijimos, no es obligatorio pero, como se suele decir, el saber no ocupa lugar, por lo que refrescar conocimientos que quizás ya teníamos olvidados, aprender nuevas ideas o actualizar nuestros conocimientos tecnológicos siempre es una buena opción.

La tecnología se actualiza a diario y es difícil estar al día, pero no podemos permitir que esto sea un obstáculo que nos impida digitalizar nuestra contabilidad o nuestra empresa. 

El desconocimiento no puede ser la barrera que nos impida automatizar procesos, ya que estaremos perdiendo tiempo y dinero. Por eso aconsejamos dejar atrás el miedo o la vergüenza que genera el no saber utilizar determinadas herramientas y apostar por una formación que será beneficiosa para todos.

Puede ser necesario modificar la estructura de trabajo

Al igual que con el punto anterior, hablamos de supuestos, ya que no son situaciones seguras. No obstante, debemos estar abiertos a la posibilidad de que el uso de un software que automatice la contabilidad implique un cambio en la estructura o ritmo de trabajo.

Tendremos que volcar muchos datos en el sistema, que involucran casi a la totalidad de los departamentos o aspectos de la empresa. Por esto en algunos casos es necesario adaptarse a los ritmos o etapas del software, de modo que todo se realice de la mejor manera.

Esto dependerá mucho del tipo de software y de empresa o estructura que tengamos, pero es importante saber que es una posibilidad real y estar dispuesto a llevarla a cabo.

Conclusión

Motivos para no automatizar tu contabilidad no existen, por eso no hemos hecho una lista de pros y contras y nos hemos dedicado simplemente a enumerar las situaciones más comunes que deberás afrontar antes de dar el paso.

Eligiendo bien el software y planificando la transición hacia la contabilidad automatizada, antes de que te dès cuenta estarás despreocupándote de muchas tareas típicas de la contabilidad.

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Esta entrada tiene un comentario

  1. Santana Valdivia

    Gracias, me ha sido muy útil. Parece que comprendes el tema realmente bien. Creo que le será muy útil a otros también.

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