Todo lo que hay que saber para elegir un ERP

Si hay una herramienta sagrada en cualquier empresa media o grande esa es el ERP. En este post te explicamos qué es un ERP y las cosas a tener en cuenta para elegir un ERP, de la mano de stelorder.com.

Qué es un ERP

Una empresa es un organismo muy complejo. Imagina que tienes una empresa que tiene tiendas físicas y tienda online, un almacén central, proveedores a los que compra y clientes a los que vende.

Cada día hay cientos de cosas que ocurren en cada departamento y que están interrelacionados. Una venta de un producto afecta al almacén de la tienda desde donde sale (solicita al almacén reaprovisionamiento o una compra al proveedor), genera un ingreso en la caja, el alta de un cliente en la base de datos, etc. 

El ERP es el software que recoge y entiende de todos estos flujos de información dando una imagen única y cierta de la situación de la compañía en todos los planos y facetas de la misma. Y en tiempo real.

Partes de un ERP

Un ERP es un sistema complejo con muchos módulos disponibles para su uso. Ejemplos de módulos de este software son:

• Módulo de proveedores: permite dar de alta en la compañía a cada proveedor con las condiciones de compra de su producto y las condiciones de pago.
  
  Una vez dado de alta, podemos hacer pedidos de compra de mercancía que quedan reflejados en el ERP (fechas, producto, unidades, condiciones económicas, etc.).

• Modulo de producto: gracias a este módulo se pueden dar de alta productos en la compañía, asignarles un único código identificativo, la categoría a que pertenecen, sus precios de compra y de venta para cada tienda (incluida la tienda online). Y también introducir y visualizar todas las características del mismo.
  
  Tener centralizada la información de producto en el ERP ayuda a que no haya errores en las descripciones, precios y características, se publique donde se publique (folletos, web, etiquetas en tienda, etc).

• Módulo de ventas: este incluiría el programa para facturar y la contabilización de los productos vendidos por cada tienda.
  
  En una tienda física se ingresa el dinero por la venta en el momento en que el producto sale del stock. Pero no en las tiendas online, donde el pago del pedido puede estar disociado de su formalización, y el cobro del mismo puede ser posterior a la salida del almacén. Por eso es crucial disponer de un sistema que nos permita entender las ventas y las corrientes y flujos financieros de la compañía.

• Módulo financiero: este módulo se ocupa de que el flujo de ingresos y cobros, gastos y pagos de la empresa esté centralizado y controlado. Incluye también las facturas de pago a proveedores y las facturas de cobro a los clientes, entre otros.

Ventajas de un ERP

La principal ventaja de los ERP es que permiten tener centralizada toda la información de la empresa en un único sistema informático. Es decir, engloban todos los procesos e información de la empresa desde el producto que vende, sus stocks, sus proveedores y clientes, su facturación, etc.

Esto hace que la calidad de la información sea excelente, única y actualizada sin lugar a dudas y sin margen para el error.

Otra ventaja es que, en la actualidad cada vez es más frecuente encontrar soluciones ERP en la nube lo cual permite una escalabilidad enorme a las empresas acorde a su crecimiento. Y un importante ahorro en gastos para la empresa contratante que no tiene que pagar por un todo si solo necesita una parte, como antiguamente.

Inconvenientes

El principal inconveniente de un ERP es su complejidad, tanto a la hora de hacer la instalación inicial como cuando se hacen desarrollos para nuevas integraciones en la empresa.

La solución a esto viene dada por la modularidad y consultoría que ofrecen las empresas que comercializan estas plataformas.

Esto hace que la integración de la compañía pueda ser tranquila y por fases, a medida de sus necesidades.