Por qué está tan extendido el uso de los archivos PDF

Por qué está tan extendido el uso de los archivos PDF
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Los archivos PDF son tal vez los más extendidos en el mundo para gestionar documentos, tanto por particulares como empresas e instituciones. En este post analizamos las razones por las que está tan extendido su uso. También los principales recursos que nos ofrece este estándar como pasar a word, unir pdf o comprimir pdfs.

Qué es PDF

El formato de archivo PDF, propiedad de la empresa norteamericana Adobe Inc. toma sus siglas del inglés, Portable Document Format (formato de documentos portátil).

Nació en los años 1990, antes de Internet, como solución de pago para compartir documentos entre equipos informáticos con sistemas operativos distintos. La idea del “The Camelot Project” de su fundador era crear una solución que permitiera convertir documentación en papel en documentos digitales mucho mejor gestionables.

En contra de lo que se piensa, PDF tuvo que luchar con otros formatos entonces competidores como DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper, Farallon Replica e incluso PostScript de su misma compañía madre, Adobe.

Pero el éxito de este formato se produjo en el momento en el que se hizo gratuita, y por tanto abierta, su suite para poder crear y leer ficheros PDF. Fue entonces cuando rápidamente se extendió su uso como “el estándar” para crear y compartir documentos fijos.

Fue tal la explosión de su uso en todo el mundo que en 2008, PDF se conviritó en un estándar abierto desde entonces mantenido por la Organización Internacional de Normalización (ISO). El estándar se conoce técnicamente como ISO 32000:1:2008.

Esto quiere decir que aunque la titularidad de las licencias de software (de pago) sea de la compañía que lo creó, cualquier mejora o desarrollo propuesto por la comunidad será gestionada por ISO para asegurar que llega a todo el mundo de forma homogénea.

Por qué es tan interesante este formato

Su principal ventaja es que permite presentar documentos originales de papel de forma digital y compartirlos de forma totalmente fiable, sin alterar y de forma independiente del software, hardware o sistema operativo de los usuarios.

Seguridad jurídica

Esto da muchísima seguridad jurídica al tráfico mercantil de las empresas e instituciones, que pueden intercambiar documentos, contratos, facturas, acuerdos, etc.

Y también a las tareas de la vida diaria de cualquier particular que no quiere gestionar papel en nuestras minúsculas viviendas. Piensa en facturas de todo tipo que te envía tu empresa de gas o luz. Piensa en contratos de alquiler firmados que queremos que no sean alterados por la otra parte o en una guía informativa sobre turismo de tu localidad.

Encontrabilidad

Y esta capacidad para ser digitalizados, permite ahorrar espacio físico (estos documentos son reconocidos por administraciones y empresas como formato válido) y tiempo en la búsqueda y gestión de documentos cuando se manejan miles de ellos.

Interactividad

Otro de los puntos fuertes de este formato es que los documentos PDF que se crean permiten incluir todo tipo de interactividad, casi como si de páginas web se tratara:

  • Enlaces de internet (URL) y botones.
  • Formularios de recogida de datos de un usuario.
  • Audio y vídeo.

Confidencialidad

En el apartado de la “seguridad” (piensa en la gestión de nóminas de una empresa con sus empleados), un documento PDF se puede proteger con contraseña para evitar su acceso, copia o edición para alterar su contenido.

Inconvenientes

El principal inconveniente de esta solución para intercambio de documentos es que cualquier operación algo más sofisticada es de pago o complicada para el usuario lego en conocimientos informáticos.

Licencias de pago

Por ejemplo, para firmar electrónicamente un PDF hay que usar la aplicación móvil Adobe Acrobat Reader o la aplicación móvil Adobe Sign.

O para administrar procesos de firma electrónica o digital legalmente vinculantes, tienes que contratar Adobe Acrobat DC o Adobe Sign.

Pero sigue habiendo muchas soluciones para operaciones intermedias con algo de dificultad como unir pdfs, convertir PDF a Word o a la inversa, Word a PDF. 

Convertir Word a PDF

Esta tarea es muy sencilla gracias a la integración entre este estándar y Microsoft 365. Esta permite convertir documentos de Microsoft Word, archivos Excel o presentaciones Powerpoint a formato PDF de forma instantánea.

Pero claro, para acceder a ella debes primero pagar la licencia de Microsoft 365 (incluye Office 365, Windows 10 y Microsoft Security) ya seas particular, empresa o centro educativo.

Convertir PDF a Word

Otra tarea bastante más compleja para los usuarios es convertir un documento PDF a Word al objeto de no tener que copiar su contenido o de poder editarlo o añadirle una firma electrónica.

PDFSimpli
PDFSimpli

 

Y aquí hay soluciones disponibles en el mercado como PDFSimpli que hacen esta tarea menos tediosa.

En definitiva, al no poder ser editados (o no), pesar poco cuando se transmite, poder ser firmados electrónicamente o verse fácilmente en Windows o Mac OS con el software gratuito Acrobat Reader DC, los archivos PDF son un caballo ganador.

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