Qué es la historia social única en Servicios Sociales

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Persona mayor impedida PMR (Dominik Lange Unsplash)

Los servicios sociales son una serie de servicios, prestaciones y actividades que se prestan a través del Sistema Público de Servicios Sociales de un territorio a personas vulnerables por cualquier causa. Ya sea por problemas económicos, edad avanzada, o por ser víctimas de un delitos, los usuarios de servicios sociales disponen de una historia social única. Es decir, de un expediente con todos sus datos y situaciones por las que han atravesado en materia de necesidades y servicios sociales prestados.

En este post te explicamos lo más relevante de la historia social única a partir de la Ley de Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid (diciembre 2022). En otras Comunidades autónomas se habla de historia social única eléctrónica, un concepto prácticamente similar, aunque «virtual».

Qué es la historia social única

En materia de servicios sociales la historia social única es una carpeta (física o virtual) en la que se guardan y protegen todos los datos sobre la evaluación de un usuario de estos servicios.

Estos datos son muy sensibles porque incluyen datos personales económicos (ingresos, actividad profesional, patrimonio, ayudas públicas, etc.), de salud (enfermedades, tratamientos, medicamentos, etc.), sociales (relacionales, familiares, etc.), educativos (formación), etc. 

Y es a partir de estos datos junto con la entrevista y evaluación profesional que los técnicos de servicios sociales hacen del usuario que proponen una intervención a medida del caso analizado.

Toda esta información se integra en el Sistema de Información del Sistema Público de Servicios Sociales.

Definición legal

El artículo 41-1 de la Ley madrileña define la Historia Social Única como

El instrumento que reúne en un único documento la demanda o demandas de los usuarios y el registro exhaustivo de los datos personales, familiares, sanitarios, de vivienda, económicos, laborales, educativos y otros, significativos de su situación y necesarios para la valoración de la misma, así como, el diagnóstico, el plan individualizado de intervención social, las acciones realizadas, su seguimiento y evolución.

Este artículo la denomina «instrumento técnico básico»

…. que permite la relación entre los servicios sociales de Atención Primaria y Especializada, así como la interrelación y coordinación con otros sistemas de protección social, con la finalidad de conseguir la continuidad y complementariedad de las intervenciones.

Un derecho de los usuarios de servicios sociales

Como especifica la Ley de SS de la CAM (art. 5 f), uno de los derechos de los usuarios de servicios sociales tienen derecho a:

Disponer de una Historia Social Única, accesible de forma universal para el usuario, el profesional de referencia y aquellos cuya intervención se requiera para prestar una atención personalizada e integral.

Un deber de custodia de los profesionales

Al contener una serie de informaciones sensibles sobre el usuario de servicios sociales, su evaluación, su evolución, los servicios prestados y sus intervenciones en todo momento, los profesionales encargados de actualizar y custodiar la historia social tienen el deber de:

Guardar el secreto sobre la Historia Social Única de los usuarios y respetar las normas de protección de los datos de carácter personal.

Disponible virtualmente

El documento debe estar disponible virtualmente gracias a las nuevas tecnologías (historia social única electrónica):

Tendrá un soporte digital que deberá permitir su interoperabilidad en el Sistema Público de Servicios Sociales, así como con otros sistemas de protección que fuera necesario integrar.

Y se identificará por medio de una numeración única y la «Tarjeta social» del usuario de servicios sociales.

Qué información contiene

Continúa el art. 41.5 de la Ley de servicios sociales de la Comunidad de Madrid, indicando la información que contiene este importante documento:

a) Datos personales, familiares, sanitarios, de vivienda, económicos, laborales, educativos y cualesquiera otros significativos de la situación socio-familiar de una persona usuaria.

b) Documentos técnicos de análisis, valoración y diagnóstico.

c) Planes individualizados de intervención social.

d) Identificación de profesionales de referencia.

e) Actuaciones realizadas y prestaciones percibidas.

f) Seguimiento y evaluación de resultados.

Y el 45.6 añade que

incluirá, asimismo, información correspondiente a las actuaciones y medidas de atención efectuadas por otros sistemas públicos de protección, con objeto de asegurar la integralidad de la información relativa a los usuarios y la actuación coordinada de los diferentes sistemas. La recogida, tratamiento y comunicación de los datos de carácter personal que estas operaciones impliquen, respetará la normativa vigente sobre protección de datos de carácter personal.

Acceso a la Historia Social Única

Al contener información confidencial sujeta a la normativa sobre protección de datos, la ley regula la forma que tendrán los profesionales y los usuarios de acceder a la historia social única.

Acceso por parte de los profesionales

El artículo 42 permite el

acceso a la Historia Social Única por parte de profesionales intervinientes de las diferentes áreas o entidades integrantes del Sistema Público de Servicios Sociales permitirá la incorporación a la misma de la información relativa a todas las actuaciones realizadas, sin perjuicio de las labores de seguimiento del profesional de referencia, 

Pero exige que este acceso se realice

con garantía de estricto secreto profesional y se limitará al contenido necesario para la realización de las tareas encomendadas. Para ello, el sistema contará con las restricciones necesarias para que no sea posible el acceso cuando no se cuente con la necesaria legitimación….

Acceso por parte del propio usuario

Y el art. 43 reconoce el derecho de los usuarios de acceder a su propia Historia Social Única:

1. Los usuarios, directamente o por medio de su representante legal, tienen derecho de acceso a los documentos y los datos obrantes en su Historia Social Única y a obtener copia de estos en formato accesible, de acuerdo con lo previsto en la normativa sobre procedimiento administrativo común y protección de datos de carácter personal, derecho que en ningún caso podrá ejercitarse en perjuicio de los de terceras personas a la confidencialidad de los datos.

Si la prestación de servicios sociales es a una unidad familiar, cada uno de sus integrantes podrá acceder a su parte de la historia social.

Y si se trata de menores o discapacidatos lo harán sus tutores o quienes ejerzan su patria potestad, tutela, guarda, curatela, o defensoría judicial.

Conservación de la Historia Social Única

¿Cuánto tiempo se debe mantener esta información? La Ley dice que mientras duren las prestaciones de servicios sociales.

1. La conservación de los documentos y datos contenidos en la Historia Social Única se regirá por la normativa aplicable en materia de archivos y patrimonio documental de la Comunidad de Madrid….

No obstante, el artículo 45.2 recuerda que 

Las historias sociales que formen parte como prueba de algún proceso judicial o administrativo deberán ser conservadas hasta la definitiva resolución de dicho proceso.

Y el 45.3 aclara cómo se deberá traspasar el contenido de la historia social entre organismos y entidades varias:

La Comunidad de Madrid determinará el régimen de responsabilidades de conservación y custodia de la Historia Social Única por las Administraciones públicas y dictará las disposiciones oportunas para su cumplimiento por parte de estas y, en su caso, de las entidades colaboradoras integrantes del Sistema Público de Servicios Sociales, así como los aspectos relativos a la transferencia de soportes de las historias sociales y a la custodia, valoración y posible conservación y/o eliminación de la documentación, que se realizarán conforme a lo previsto en la legislación de archivos y patrimonio documental de la Comunidad de Madrid, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid o el órgano colegiado que ostente la competencia de informar en cada momento, y con debido cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.

Normativa relacionada

Es normativa sobre servicios sociales en la Comunidad de Madrid:

  • Orden 1311/2017, de 3 de agosto, del Consejero de Políticas Sociales y Familia, por la que se aprueba la Carta de Derechos Sociales de la Comunidad de Madrid (derogada).
  • Ley 11/2003, de 27 de marzo, de Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid (derogada).
  • Ley 11/2002, de 18 de diciembre, de Ordenación de la Actividad de los Centros y Servicios de Acción Social y de Mejora de la Calidad en la Prestación de los Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid (derogada).
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