La transformación digital del tejido empresarial español está entrando en una nueva etapa. La factura electrónica obligatoria, el sistema Verifactu y otras obligaciones legales relacionadas con la digitalización de la gestión están haciendo que muchas empresas se planteen cómo organizar mejor sus procesos administrativos y contables.
Para una gran compañía, disponer de herramientas digitales puede parecer algo evidente. Pero para una de las decenas de miles de pymes que hay en nuestro país resulta cada vez más importante contar con un sistema capaz de conectar facturación, contabilidad, compras, ventas, almacén o recursos humanos.
En este contexto, un software ERP puede convertirse en el núcleo de la gestión empresarial. Y esta idea es la que quiero intentar desarrollar a lo largo de este post.
Un nuevo escenario para las empresas
La factura electrónica y el Sistema Verifactu forman parte de un proceso de transformación de la gestión fiscal y administrativa de las empresas, cualquiera que sea su tamaño.
Factura electrónica
Por un lado, la factura electrónica persigue sustituir progresivamente la factura tradicional en papel o determinados formatos digitales por documentos electrónicos estructurados y gestionables automáticamente.
Esta automatización reduce el margen de error humano, agiliza la gestión de cobros y pagos además de permitir tener una imagen fiel y rápida de la situación financiera del negocio.
Verifactu
Por su parte, Verifactu está relacionado con los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación de una empresa para garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de todos sus registros de facturación.
Para las empresas, esto significa que el proceso de facturación deja de ser un proceso aislado.
Cada factura emitida o ingresada genera información que puede afectar a la contabilidad, los cobros, la relación con clientes y proveedores y las obligaciones fiscales.
Por eso, disponer de herramientas conectadas resulta cada vez más interesante. Y eso es precisamente lo que facilita un software ERP.
¿Por qué cualquier empresa necesita un software ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que permite gestionar y conectar diferentes áreas de una empresa desde una misma plataforma.
Durante años, muchas pequeñas empresas han solucionado sus necesidades utilizando hojas Excel, programas independientes o incluso desarrollos propios.
El problema aparece cuando la empresa crece y la información comienza a estar repartida entre diferentes sistemas. En estos casos, la consolidación de datos provenientes de distintos departamentos y softwares se hace muy complicada.
Esto no permite unificar la gestión del negocio y disponer de una fotografía en tiempo real de su situación comercial y financiera.
El salto hacia una gestión empresarial integrada
La gestión por hojas Excel
Imaginemos una empresa en la que el departamento de Ventas utiliza una herramienta, Contabilidad otra, Recursos Humanos gestiona las nóminas mediante un tercer programa y Logística controla su almacén con hojas de cálculo.
Un mismo cliente al que hayamos vendido algo podrá aparecer en distintos softwares de la empresa, sus datos pueden tener formatos diferentes y estar desperdigados sin una visión única.
Finalmente, cualquier modificación realizada sobre ese cliente (un cambio de datos de facturación o de sus condiciones de pago realizado) en un departamento puede no llegar a los demás.
Obviamente, en este caso, no se dispondrá de una visión centralizada de ese cliente. Entonces, ¿qué ocurrirá con el resto de clientes? La empresa estará perdiendo oportunidades y tiempo al no disponer de esa visión única y actualizada en tiempo real de sus datos.
El ERP al rescate
Para solucionar el anterior problema de datos desperdigados las empresas disponen del ERP.
Este software permite centralizar toda la información empresarial de forma única y actualizada.
Un pedido de venta a un cliente, gracias al ERP, lanza procesos al unísono a los departamentos de ventas (confirmación del pedido), almacén (comprobación de stock y preparación del pedido), facturación (emisión de la factura de cobro) y contabilidad (registro de la operación una vez cerrada).
Con esta gestión unificada y automatizada se evitan errores y tener que introducir los mismos datos varias veces en distintos departamentos.
Ventajas competitivas de un ERP frente a herramientas aisladas
La principal ventaja de un software ERP es precisamente la integración. Pero sus beneficios van más allá.
El ERP Permite reducir errores derivados de la introducción manual de datos, automatizar tareas administrativas, disponer de información actualizada y mejorar la coordinación entre departamentos.
También facilita analizar ventas, costes, márgenes o rentabilidad y tomar decisiones basadas en información más completa.
Y existe otra ventaja especialmente importante: su “modularidad” y “escalabilidad”. Gracias a este software una empresa puede empezar utilizando unos pocos módulos de la suite completa de software e ir añadiendo nuevas funcionalidades a sus sistemas a medida que aumentan sus necesidades.
Cómo elegir un ERP: criterios que realmente importan
No todos los ERP son iguales ni todas las empresas necesitan las mismas funcionalidades.
Qué debe tener en cuenta una empresa al elegir un ERP
El tamaño y la actividad de la empresa son dos factores fundamentales, pero no los únicos. Conviene analizar el número de usuarios, los procesos que se quieren automatizar y las aplicaciones que ya utiliza la compañía.
También es importante comprobar su capacidad de integración mediante API, la gestión contable y financiera, compras, ventas, inventario, recursos humanos y facturación.
En el contexto actual, además, resulta esencial conocer cómo se adapta el software a las obligaciones relacionadas con la factura electrónica y Verifactu, así como su política de actualizaciones.
Por último, hay que valorar aspectos como seguridad, soporte técnico, facilidad de uso, formación y capacidad de crecimiento.
Errores frecuentes al elegir e implantar un ERP
Uno de los errores más habituales de las empresas se produce en el momento de elegir un ERP guiándose exclusivamente por un criterio de precio.
Optar por un “ERP barato” que no se adapte a los procesos de la empresa puede terminar saliendo mucho más caro.
También es frecuente no implicar a los empleados de los departamentos afectados en el cambio de procesos. O subestimar la migración de datos o eternizarse al solicitar demasiados desarrollos a medida sin priorizarlos en distintas fases.
En definitiva, la implantación de un ERP requiere planificación, formación y una estrategia clara.
No se trata simplemente de instalar un programa, sino de revisar cómo trabaja la empresa, decidir qué procesos merece la pena automatizar y priorizar adecuadamente.
Tres empresas, tres necesidades diferentes de ERP
Veamos tres ejemplos de integraciones de ERPs según distintos tipos de empresa.
Una pyme: simplificar y automatizar
Una pequeña empresa puede necesitar principalmente facturación, contabilidad, compras, ventas, clientes y proveedores.
Su prioridad será disponer de una solución sencilla, escalable y que permita automatizar tareas sin incorporar una complejidad innecesaria.
En este escenario, un ERP puede integrarse con el software de nóminas, herramientas bancarias y soluciones de factura electrónica y Verifactu.
Una asesoría: gestionar información de muchos clientes
El caso de una asesoría es diferente. En principio su necesidad básica será gestionar su propia actividad además de manejar información contable, fiscal y administrativa de numerosos clientes.
Por eso, en este caso cobran especial importancia la gestión documental, la automatización, los controles de acceso y la integración con aplicaciones fiscales y de facturación electrónica.
El objetivo de una asesoría podrá ser reducir la introducción manual de datos y evitar que una misma información tenga que procesarse varias veces.
Una empresa logística: integrar el ERP con el almacén
En el caso de una empresa dedicada a tareas logísticas, se necesitarán funcionalidades adicionales y específicas.
Gestionar el inventario, registrar las entradas y salidas de mercancías, gestionar pedidos de compra y venta, realizar expediciones, garantizar la trazabilidad de los pedidos de venta y optimizar el transporte forman parte de su actividad diaria.
En estos casos, el ERP puede integrarse con un sistema específico de gestión de almacenes o WMS, además de conectarse con plataformas de comercio electrónico y otras herramientas logísticas.
El resultado es una visión más completa del negocio: qué mercancía existe, dónde se encuentra, qué pedidos están pendientes y cómo repercute todo ello en la facturación y la contabilidad.
Un ERP ya no es solo un programa de gestión
La transformación digital está convirtiendo al ERP en una pieza central de la tecnología empresarial. Ya no se trata únicamente de tener un programa para hacer facturas, sino de conectar los distintos departamentos de la empresa y cumplir con las obligaciones fiscales.
Dicho de otra manera, el verdadero valor de un ERP no está solamente en emitir facturas o llevar la contabilidad, sino en conectar los diferentes procesos de la empresa.
Para una gran empresa, esta integración puede ser imprescindible. Para una pyme, puede suponer una importante oportunidad para profesionalizar su gestión, ahorrar tiempo y reducir errores.
La cuestión, por tanto, no es solamente si una empresa necesita digitalizarse, sino cómo hacerlo de forma integrada y preparada para un escenario en el que la factura electrónica y Verifactu tendrán cada vez mayor protagonismo.
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