Uno de los softwares más interesantes y potentes de que puede disponer cualquier negocio, cualquiera que sea su actividad o su tamaño es el ERP. Se trata de un programa que permite una visión integral de nuestra actividad al tiempo que facilita la gestión y toma de decisiones empresariales. Los sistemas más modernos se pueden instalar en local, en el CPD de la propia empresa o a modo de software cloud, en la nube.
Importancia del ERP en la empresa
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que integra todas las actividades de una empresa (producción, compras, ventas, clientes, finanzas, recursos humanos o logística). Su principal ventaja es que presenta una visión única, en tiempo real y global de la situación de la compañía, ya sea vista de forma agregada o para cada uno de sus departamentos.
Como se puede entender de la anterior definición, un ERP correctamente configurado ayuda a sus gestores. En particular, la dirección financiera conoce de forma óptima y puntual la situación económico-financiera de la compañía (ventas, compras, pagos, cobros) por medio de todo tipo de informes e indicadores.
Las empresas que diseñan y desarrollan este tipo de software de gestión cada vez idean productos más específicos y adaptados a cada tipo de empresa.
En el campo de la logística existe ya un ERP para empresas de transporte que resuelve todas las necesidades de gestión de la misma.
Veamos más en detalle cuáles son las funciones que presta un ERP del sector del transporte, cómo se integra con nuestros procesos, sus ventajas e inconvenientes y consejos a la hora de contratarlo.
El ERP para empresas de transporte
Un ERP para empresas logísticas se puede definir como «sistema integral de gestión que permite automatizar, coordinar y controlar en tiempo real todos los procesos logísticos clave.
Es decir, la gestión de entradas y salidas del inventario de los almacenes, las rutas de la flota de transportistas, los proveedores, los clientes y sus formas de pago, los recursos humanos etc.
Funciones que presta un ERP logístico
Un ERP especializado en empresas de logística y transporte puede incluir las siguientes funcionalidades:
Inventario y pedidos
- Gestión de inventario y almacén: Control de existencias en tiempo real, gestión de ubicaciones, picking y packing, trazabilidad de productos.
- Gestión de pedidos y compras: Automatización de pedidos de venta y compra. Integración con proveedores y clientes.
- Gestión de transporte: Planificación de rutas, control de flotas, seguimiento de envíos y su correspondiente gestión documental (notas de carga, albaranes de entrega, etc.)
Facturación y finanzas
Dentro de este campo destacaría la automatización de facturas y cobros a clientes, la gestión de incidencias (roturas, merma, robo, etc.) y la contabilidad integrada de todo esto.
Por último, cada vez es más frecuente la posibilidad de integrar el software ERP logístico con las aplicaciones de e-Commerce de los clientes (Magento, Shopify, Prestashop, etc.). O con los grandes marketplaces tipo Amazon cuando se venden referencias y nosostros nos encargamos del «delivery».
Cuadros de mando y analítica
Otro aspecto importante de gestión de la información son las integraciones entre el ERP logístico y los softwares de presentación de informes e indicadores de rendimiento logístico (KPIs logísticos).
¿Cómo se instala e integra?
A la hora de contratar e integrar un ERP de empresas de transporte es necesario el acompañamiento por parte de una consultora especializada en software ERP y de sus integradores.
Son ellos los que nos ayudarán a definir el mejor tipo de instalación, ya sea on-premise (en nuestros servidores) o un ERP en la nube (Cloud) donde accedmos desde cualquier lugar con conectividad y de forma segura a nuestra información.
En cuanto a la implantación del ERP logístico en nuestra empresa, la empresa consultora nos ayudará en cada una de las fases de implementación de la solución finalmente escogida.
- Análisis de necesidades: procesos logísticos actuales de la empresa, necesidades detectadas y requerimientos. Definición de administradores y permisos de acceso para el resto de personal (alcance del acceso a la aplicación global, departamental, etc.).
- Parametrización de la aplicación: configuración del ERP a medida de nuestro negocio y de los requerimientos detectados en la anterior fase.
- Migración de datos: traspaso de inventarios, proveedores, clientes, pedidos, rutas logísticas, flota, etc.
- Integraciones: con otros sistemas de nuestra empresa (RRHH, facturación, CRM, e-commerce, etc.).
- Formación y soporte: al personal clave y usuarios.
Ventajas del ERP logístico
Entre las ventajas destacaría la reducción del error humano y ganancia en eficiencie gracias a la automatización. También la visibilidad de la situación integral y por función en tiempo real, especialmente de la cadena logística.
Además, gracias a la información sectorizada podremos identificar recursos, rutas y tiempos de entrega necesitados de refuerzo o de cambios organizativos para una mejor eficiencia. Lo cual redundará en una mejor atención a nuestros clientes y sus clientes finales (mejor información, transparencia, trazabilidad en tiempo real, tiempos de respuesta ante incidencias logísticas).
Por último, un ERP logístico, sobre todo si es un software cloud, en la nube, es totalmente escalable, con lo cual, crecerá y se adaptará al crecimiento de la empresa, al tiempo que nos permitirá cumplir las exigencias normativas (trazabilidad, registro de operaciones, pago de impuestos y tasas de aduanas, etc.).
Inconvenientes
En cuanto a los inconvenientes, como todo proceso de transformación de una empresa, se trata de un proyecto que requiere dedicar tiempo y recursos humanos y económicos en la fase inicial de definición de necesidades y requerimientos.
También durante la implantación del software y el trasvase desde sistemas manuales de gestión a uno centralizado en tiempo real. Esto puede traducirse en cierta resistencia al cambio por parte del personal más afectado por la automatización (miedos, resistencias a hacer nuevas tareas, curva de aprendizaje del software, etc.).
Y, finalmente, habrá que prever una buena relación técnia y comercial con la empresa integradora, sobre todo en la modalidad SaaS en la nube.
Pero la mejoría en eficiencia conseguida por la empresa logística muy pronto cubrirá cualquier coste o desembolso inicial que la integración del ERP pueda haber causado.
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