¿Estás pensando en emprender en el sector de la restauración? Si es tu caso, además del conocimiento, el local y el equipo, necesitarás hardware y software especializado como el erp para restaurantes.
En esta entrada te explico en detalle en qué consiste este ERP, cuáles son sus principales ventajas e inconvenientes y cómo elegir la mejor solución para tu negocio de restauración.
Importancia de tenerlo todo controlado
Si no es la primera vez que emprendes, sabrás lo importante que es que tu negocio funcione como un reloj en todos los aspectos.
Un negocio de restauración tiene muchísimas variables que controlar. Por un lado, están las compras de menaje, vajillas, manteles, servilletas, etc. y el aprovisionamiento de materias primas a primera hora de la mañana, para contar con el mejor “género”.
Por otro la gestión de los empleados, en plantilla y de refuerzo, para grandes eventos, con sus altas y bajas en la Seguridad Social.
Necesitarás un programa de comandas para restaurante y probablemente queramos fidelizar a nuestros clientes recurrentes para que tengan un motivo para volver a elegirnos.
Finalmente, todo el ciclo de facturación de compras y ventas, las formas de pago admitidas, las declaraciones periódicas de impuestos y flujos de facturación y tesorería deberán estar gestionados conjuntamente.
Todas estas tareas es muy recomendable que estén centralizadas, en un único repositorio, actualizado en tiempo real, para poder hacer una gestión eficiente de los recursos que te permita alcanzar la rentabilidad del negocio. Veamos más en profundidad este software.
Qué es un ERP. Por qué un ERP específico para la restauración
Un ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning, o sistema de planificación de recursos empresariales) es un software diseñado para centralizar y automatizar todas las tareas de gestión de un establecimiento comercial.
Un ERP de restaurantes es una adaptación de este software al negocio de la hostelería, teniendo en cuenta su problemática concreta.
Esto incluye desde el control del inventario de la compañía (materias primas, mantelería, vajillas, cubertería, etc.) hasta la facturación de los servicios prestados a los clientes o la organización del personal.
A diferencia de los programas de punto de venta (TPV) tradicionales, un ERP integra todas las áreas del restaurante en un único sistema, lo que permite tener una visión global del negocio en tiempo real.
De este modo, el gerente del negocio puede tomar decisiones, en tiempo real, basadas en datos fiables y reduciendo errores o duplicidades en los procesos.
Funcionalidades de un ERP para restaurantes
Los ERP para hostelería suelen incluir un conjunto de módulos o herramientas personalizables según el tipo y tamaño del restaurante. Entre las más habituales se encuentran:
Gestión de inventario y compras
El programa controla las existencias de materias primas (carnes, pescados, verduras, frutas, huevos, aceite, pan, etc.), su nivel de stock, los proveedores y sus formas de cobro, etc.
Bien parametrizado, el sistema nos podrá incluso generar alertas de reposición cuando el stock de cualquier producto o materia prima baje de un umbral pre-determinado. O gestionar las fechas de caducidad o consumo preferente de nuestras materias primas.
Y podrá también automatizar pedidos a proveedores.
Facturación y contabilidad
Muy importante para la gestión financiera, el ERP emite facturas electrónicas, registra cobros a clientes y pagos a proveedores, y genera informes contables.
Estos informes son esenciales para la optimización de la tesorería del negocio y permiten gestionar las necesidades financieras a corto.
Reservas y comandas de clientes
El sistema gestiona reservas online o telefónicas, permite tomar pedidos desde tablets o móviles y envía las comandas automáticamente a cocina.
Esto elimina tiempos muertos y malos entendidos al saber en todo momento qué platos quedan por servir y a qué mesa dirigirlos.
Gestión de personal
Aspecto importante en un restaurante, el ERP nos puede ayudar a organizar los turnos de los empleados, controlar sus horarios de entrada y salida y calcular nuestros costes laborales.
Otras funcionalidades
El ERP para restaurantes puede disponer de otras funcionalidades como:
Análisis de ventas: ofrece estadísticas detalladas sobre los platos más vendidos, márgenes de beneficio y comportamiento de los clientes.
Integración con TPV y delivery: conecta el sistema de caja con plataformas de reparto como Glovo o Uber Eats, y con sistemas de pago digital.
Funciones de marketing y fidelización, como programas de puntos, envío de promociones personalizadas o gestión de reseñas online.
Ventajas de usar un ERP en restauración
Son múltiples las ventajas competitivas para un restaurante de recurrir a un ERP especializado de hostelería:
- Centralización de la información: todo el negocio se gestiona desde una sola plataforma, sin necesidad de usar múltiples programas o hojas de cálculo.
- Ahorro de tiempo y costes: al automatizar tareas repetitivas se reduce la carga administrativa de los empleados y se minimizan errores humanos.
- Mejor control financiero y de stock: permite evitar pérdidas por caducidad o exceso de compras, y llevar una contabilidad más transparente.
- Toma de decisiones basada en datos: los informes y gráficos del ERP ayudan a detectar tendencias y ajustar precios, menús o estrategias de marketing.
- Escalabilidad: el sistema puede crecer junto con el negocio, añadiendo módulos o integraciones a medida que se abren nuevos locales.
Inconvenientes y desafíos
Aunque los beneficios de un ERP de restaurante son claros, también conviene conocer los inconvenientes que conviene tener en cuenta antes de implantar el tuyo:
- Coste de puesta en marcha: montar este software de gestión requiere una buena planificación previa. Luego seguirá la instalación del software, su configuración a nuestra realidad y la formación del personal. Todas estas etapas suponen una inversión importante de tiempo y recursos financieros, sobre todo en negocios de restauración pequeños.
- Curva de aprendizaje: manejar un ERP requiere un periodo de adaptación. Algunos empleados se resistirán a utilizarlo frente a la “manualidad” a la que estén acostumbrados. Esto será más acusado si el personal no está familiarizado con herramientas digitales.
- Dependencia tecnológica: un fallo del sistema o una deficiente conexión a Internet pueden afectar al servicio y obligarnos a recurrir a operaciones manuales.
- Mantenimiento y actualizaciones: como todo software, los ERP necesitan un soporte técnico constante tanto para operaciones de mantenimiento correctivo (cosas que dejan de funcionar), como evolutivo (mejoras y desarrollos).
Conclusión
En definitiva, un ERP para restaurantes es una herramienta muy útil para quienes buscan profesionalizar y optimizar la gestión de su negocio.
Sin embargo, antes de invertir en este tipo de proyecto informático conviene comparar distintas opciones del mercado, valorar sus costes y asegurarse de que se adaptan al tamaño y necesidades reales del establecimiento.
Conocida la solución, es necesario elegir la mejor empresa integradora, experta en dicha solución tecnológica.
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