El cumpleaños infantil es uno de los eventos que más ilusión hacen a los peques de casa, pero también puede convertirse en un reto logístico si queremos que las cosas salgan bien. Frente a la opción de hacer una mini-reunión casera con un grupo reducido de compis del cole, está la alternativa de alquilar un local para celebrar el cumpleaños.
Si planificas con antelación y elaboras una lista de tareas a cumplir, seguro que todo saldrá a pedir de boca, y tu niño o niña recordarán el evento de por vida.
Sigue leyendo para conocer los consejos y pistas antes de alquilar un local para celebrar el cumpleaños infantil de tus peques.
Elegir el local de ocio adecuado
El mejor alquiler de local para cumpleaños económicos y con buena ubicación lo vas a encontrar cuando antes hagas la búsqueda y reserves el espacio. Ten en cuenta que este tipo de locales no solo están pensados para la celebración en exclusiva de cumpleaños infantiles. También pueden incluir cualquier tipo de celebración, infantil o no, eventos de distinta índole o incluso se pueden reservar para fiestas privadas y eventos familiares.
A continuación, te cuento otras claves para ahorrar en el alquiler del local de celebración del cumpleaños.
Investiga y entiende cómo funcionan las empresas de eventos
Antes de nada, te conviene conocer a fondo qué servicios te pueden prestar las empresas que alquilan locales para eventos. Lo digo porque algunas pueden simplemente facilitarte el local y tú pones lo demás. Y otras, como Evento Ocio Madrid, te pueden dar un servicio llave en mano.
Es decir, que puedes contratar con ellas no solo el alquiler del local sino también los alimentos, las bebidas, la música, la iluminación o incluso la intervención de algún profesional del ocio. Entre estos piensa en payasos, cuenta-cuentos, guiñoles, humoristas, DJs, etc.
Compara opciones
No te quedes con el primer local de alquiler que veas. Intenta contactar con al menos tres de ellos y antes de cerrar un precio visita sus instalaciones y compara precios, tamaño y servicios incluidos en el alquiler.
Qué franja horaria necesitarás alquilar
El aspecto de la franja horaria contratada es importante.
Ten en cuenta que es más que probable que si el evento es vespertino entre semana o en fin de semana, la hora de comienzo podrá demorarse entre media hora y una hora para los padres menos formales.
En cuanto a la despedida y cierre, todo dependerá, de nuevo, del día de la semana en que se celebre el evento. Entre semana, los padres querrán volverse antes a casa si el día siguiente hay cole y trabajo. Y si contratas en fin de semana (viernes, sábado o domingo), los precios probablemente sean más elevados.
Por tanto, ten claro el día de la celebración en el que podrás reunir el mayor quórum de asistentes y pregunta cómo varía el presupuesto, en la parte exclusiva del alquiler del local, en función del día de la semana y de las horas que necesites.
¿Organizar la fiesta de cumpleaños un sábado por la mañana? Por qué no. Seguro que rompes muchos esquemas y la cosa tal vez te saga más económica que si se hace por la tarde.
Según mi experiencia personal (tengo tres hijos) una buena franja horaria de la fiesta podría ser entre 2 y 3 horas en el caso de los más pequeños. Si hay parque de bolas o cualquier otra actividad física, seguro que se agotan rápido y piden la merienda antes.
Solo alquiler o todo incluido
Si el principal móvil de tu búsqueda es el precio, opta por alquilar el local exclusivamente. Podrás con ayuda de algunas otras madres o padres organizar la logística de alimentos, bebidos y animación de la velada. Elige esta opción si vas justa de presupuesto y/o si el número de invitados es elevado y prefieres llevar tus bebidas, snacks, chuches, bocadillos y demás junto con platos y vasos desechables.
Si vas mal de tiempo, empresas como Evento Ocio Madrid, con locales para fiestas familiares en Madrid baratos y con encanto, se encargarán de todo como las bebidas, el catering, los materiales de proyección e incluso de la contratación de un/a animador/a de los pequeños.
El precio, obviamente será mayor que si solo alquilaras, pero ahorrarás mucho tiempo y te quitarás «marrones» de encima. Créeme, organizar una fiesta para 20 o 30 niños puede convertirse en un dolor de cabeza.
Lista de imprescindibles en tu fiesta
Si ya tienes claro el local para el alquiler, no dejes de preguntar a la empresa gestora si disponen de estos servicios adicionales, y si están incluidos o no en el presupuesto que te puedan dar:
Lo norma, es que el precio del alquiler incluya estos servicios si se contrata suelto:
- Derecho al uso del espacio durante un tiempo determinado (no olvides preguntar por el aforo permitido).
- Mesas y sillas para tantos niños y adultos como invitados preveas.
- Acceso a una cocina o zona de preparación de alimentos con microondas.
- Climatización del local (piensa en el calor que se puede generar si los niños hacen una actividad física en el local).
- Decoración genérica del local (dependerá de a qué se dedique habitualmente el local. Hay locales pensados solo para ellos con magnífica decoración «de serie»).
- En algunos casos, es posible que te faciliten en el precio un equipo de música básico.
Cosas que no suelen incluirse en el alquiler mondo y lirondo y que, por lo tanto, tendrás que preguntar si te ofrecen o si puedes proveer por tu cuenta:
- Animación o espectáculos (payasos, cuenta-cuentos, etc.).
- Comida y bebida.
- Decoración específica (globos, piñata temática, etc.) si se trata de un local para eventos de todo tipo no específicamente ideados para los pequeños de la familia.
- Personal de apoyo (camareros, monitores).
- Material para juegos o talleres.
Ideas de actividades que puedes realizar por tu cuenta
Si el presupuesto no da para contratar a un profesional aquí te dejo algunas ideas de actividades que puedes realizar para entretenimiento de los niños con bajo presupuesto:
- Música y Baile: puedes preparar una buena lista de reproducción con canciones infantiles pegadizas. ¡Un mini-karaoke siempre triunfa!
- Juegos clásicos: «La silla musical», «Simón dice», «El pañuelo»… ¡nunca fallan y no cuestan nada!
- Pinta caras casero: Compra pinturas de cara no tóxicas y busca tutoriales sencillos. ¡Los padres pueden ayudar!
- Manualidades sencillas: Prepara una mesa con papel, rotuladores, pegatinas y tijeras de punta redonda. ¡Deja volar su creatividad!
Otros trucos y pistas para ahorrar
Adicionalmente, siempre podrás ahorrar presupuesto si te involucras (y pides ayuda a otras madres y padres) para organizar la fiesta. Además, muchas veces, juntar dos o tres cumpleaños de los niños de la misma clase que coinciden en un plazo corto de tiempo es una idea genial para compartir gastos.
Finalmente, prueba a proveer por tu cuenta la decoración con guirnaldas de papel, globos sueltos y centros de mesa sencillos con dibujos de los niños o elementos temáticos hechos en casa.
Envía invitaciones por email o WhatsApppara ahorrar en papel y regala a los niños bolsas de chuches variadas para que la fiesta termine como la gran sorpresa con la que comenzó, como algo que no olvidarán en mucho tiempo.
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