Desde que tenemos Internet, la información a nuestra disposición se ha multiplicado exponencialmente. Pero a medida que las empresas y todo tipo de entidades se digitalizan, desaparece el documento-papel transformándose en archivos digitales. Pero, ¿cómo y dónde pueden las empresas alojar su ingente cantidad de documentación digitalizada? En este post te hablamos de la intranet de archivos en Cloud para empresas, un servicio novedoso que está revolucionando el mundo de la gestión documental.
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Cómo ha cambiado la gestión documental
Las empresas y administraciones públicas gestionan miles de documentos en su operativa diaria. Piensa en la de presupuestos, facturas, albaranes, contratos, recibos, que se mueven en tu día como consumidor. Y ahora piensa en una empresa de cualquier sector con una base de clientes abultada. ¿Qué hacer con tanto documento?
En los años 1990s, estos documentos eran puro papel que había que mantener «vivos», por obligación legal, durante años. Este mandato legal suponía para las empresas un enorme esfuerzo de gestión de documentos.
Primero debían realizar la tarea de clasificar cuidadosamente su fondo documental para su correcto archivo y localización posterior. Posteriormente tenían que contratar un almacén seguro donde guardar tanto papel y mantener su archivo organizado de documentos.
Esta distorsión en parte se solucionó en los inicios de Internet cuando las usos y costumbres mercantiles comenzaron a aceptar la digitalización de todos esos documentos. A partir de los años 2000, un documento digitalizado podía sustituir al original en papel, que se podía destruir.
Este cambio supuso abandonar o al menos reducir el tamaño de los archivos físicos, pero trajo el reto de gestionar documentalmente los archivos informáticos en los que esos papeles se convirtieron.
En una primera intancia, las empresas y administraciones compraron software de gestión documental y servidores informáticos para su archivo. Pero se dieron cuenta de que tenían que dedicar una buena parte de su presupuesto a renovar licencias informáticas y a mantenimiento de máquinas, que para ser seguras, tenían que ser redundantes. Y encima, esta tarea no tenía nada que ver con la actividad de la empresa.
Y esto fue así hasta que se inventó el SAAS (acrónimo inglés de Software As A Service), y el concepto de «Nube» (Cloud) que explicamos a continuación.
Pero, por si fuera poco, llegó la pandemia, y con ella la necesidad de teletrabajar. Y con el trabajo a distancia, se hace imprescindible poder acceder a ficheros de la empresa para trabajar con ellos, desde casa y de forma segura.
Almacenamiento de archivos en la Nube
En los años 2020s hay dos claras tendencias en el mundo de la gestión documental de cualquier organización. Una es el almacenamiento de archivos en la Nube y la otra es la realidad del teletrabajo. Cada una por su razón, se ha convertido en una necesidad prioritaria para cualquier empresa u organismo.
De repente surge la necesidad de poder localizar un documento para compartirlo con un cliente o con otro empleado que nos lo ha solicitado, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y, por supuesto, cumpliendo con las medidas de ciberseguridad y protección de datos que exige la ley.
Formas de gestionar archivos en la Nube
Hoy en día hay dos formas de gestionar archivos en la Nube.
Contratar servidores virtuales
Una, la más convencional hasta la fecha, es la de contratar servidores virtuales, dedicados o compartidos, en una empresa que ofrezca este tipo de almacenamiento de documentos.
Intranet de archivos en Cloud
La segunda, y más novedosa es la solución de la empresa española Dataprius (aquí puedes conocer Cloud para empresas Dataprius). Esta empresa permite gestionar documentos en una Intranet corporativa en la Nube.
Diferencias entre ambos modelos
La diferencia entre uno y otro modelo de gestión documental se basa en la robustez y seguridad adicional que da una Intranet, es decir, un entorno cerrado al que sólo puede acceder un usuario con sus claves. Y ello porque alojar documentos sensibles en una Intranet o en una red corporativa es muy diferente a alorjarlos en unos discos virtuales, aunque estos discos hayan incorporado medidas de seguridad.
En el modelo de servidor virtual, si se está fuera de la oficina es necesario recurrir a incómodas conexiones VPN y dispositivos NAS.
Además, cualquier archivo de la empresa bajado por un empleado y posteriormente modificado se duplica, en el servidor virtual y en el ordenador del usuario. Se pierde el control de versiones del documento original y no es posible un control efectivo de acceso a la información. Y también se puede vulnerar la normativa de protección de datos (RGPD) cuando se trate de documentos con datos sensibles.
En este entorno de servidores virtuales con acceso desde una carpeta local en el PC del empleado se abren muchas puertas inseguras. La documentación de la empresa queda expuesta a Ransomware o virus de los dispositivos de esos usuarios.
Por su parte, en el entorno de Intranet Cloud, el sistema almacena los documentos sin contacto con las carpetas locales de los usuarios. Con esta forma de trabajar no hace falta (ni se permite) guardar documentos o versiones de los mismos en los ordenadores de los usuarios (en sus carpetas locales).
Además con este sistema de Intranet documental en la Nube no hace falta mantener copias de seguridad de los archivos modificados en el ordenador de cada usuario. La Nube puede mantener los archivos de la empresa almacenados, protegidos y disponibles para su uso de forma directa, sin necesidad de un disco duro virtual.
Hacia un nuevo concepto de Intranet
A partir de ahora, gracias a la propuesta de Dataprius, se recicla el concepto de la Intranet corporativa, un entorno seguro sólo accesible desde la oficina, por una nueva Intranet en la Nube-
Gracias a la Nube, y al nuevo software, la clásica Intranet ha rejuvenecido para proporcionar los servicios que requiere el empleado con grandes ventajas sobre la Intranet convencional:
- Adiós a las incómodas conexiones VPN.
- Documentos e información centralizada (no distribuida), accesible desde cualquier dispositivo y a cualquier hora del día.
- Niveles de acceso a ficheros personalizados por empleado en función de su misión.
- Reducción de los enormes costes de implantación y mantenimiento de una Intranet corporativa.
- Protección de los documentos sin precedentes, hasta el punto de ser inmune al temible Ransomware.
- Alto rendimiento y rapidez en el acceso a la información. El alojamiento SAAS permite graduar el ancho de banda a la demanda real en cada momento del día.
Ahora cualquier empresa u organismo, con independencia de su tamaño, puede disponer de una Intranet en la Nube con archivos accesibles. El modelo SAAS (Software as a Service) facilita que las empresas paguen solo por las capacidades que requieran en cada momento, sin tramos ni cupos de usuarios.
Dataprius es toda una evolución en la gestión documental. De hecho la prensa británica recientemente la ha clasificado como la cuarta empresa más innovadora del país en business intelligence.
