Gestionar la contabilidad correctamente permite evaluar el estado de una empresa o negocio ofreciendo una visión exhaustiva y rigurosa de su situación financiera. Todos los instrumentos de gestión se basan en las finanzas, por lo que contar con un buen software de contabilidad ayuda a tomar mejores decisiones. Estos son seis consejos a tener en cuenta para elegir el programa adecuado.
Un software de contabilidad es uno de los programas esenciales con los que debe contar toda empresa, independientemente de su tamaño y naturaleza. Su función es la de sistematizar todos los procesos contables de una compañía, haciendo que los datos e informes sean más accesibles y sencillos de consultar, analizar y utilizar.
Con la amplia oferta que hay en el mercado actual, lo difícil para muchas compañías es elegir el adecuado. Habitualmente, los programas de contabilidad más usados son los que, a priori, mejores resultados ofrecen. No obstante, para ayudar a tomar una decisión adecuada, se presentan estos seis consejos.
Tabla de contenidos
Facilidad de uso y cloud computing
Una de las características a las que hay que prestar mayor atención al elegir cualquier programa destinado a agilizar las tareas de una empresa es su facilidad de uso.
En el caso de la contabilidad, no es diferente, ya que cuanto más amigable e intuitivo sea para el usuario, mas provecho se le sacará.
Esta sencillez para entender y utilizar está asociada, a su vez, a una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo las tareas asignadas al departamento de contabilidad, por lo que los trabajadores serán más productivos.
Además, optar por interfaces sencillas permite que se pueda utilizar sin necesidad haber recibido una formación especializada previamente.
Por otra parte, el Cloud Computing (computación en la nube) es uno de los requisitos esenciales para cualquier programa de contabilidad actual. Este tipo de software funciona en un ambiente virtual, al que se accede desde cualquier dispositivo con conexión a Internet estando disponible las 24 horas y los 365 días del año.
En este sentido, no es necesario acudir a la oficina, pues el programa no está instalado en el hardware.
La computación en la nube es a día de hoy uno de los principales recursos de la transformación digital y cuenta con grandes ventajas, como la mencionada accesibilidad, pero también la flexibilidad, la seguridad, las actualizaciones automáticas, la escalabilidad, entre otras.
Funcionalidad y precio
Como en cualquier otra inversión que se hace para la empresa, hay que valorar la funcionalidad y su precio. Es fundamental que exista un equilibrio entre las prestaciones que ofrece y su coste, pero sobre todo que se adapte a las necesidades de cada negocio en particular, tanto presentes como futuras.
En este sentido, es muy importante que el programa sea escalable, pues irá adaptándose a la empresa a medida que esta crezca, sin necesidad de cambiar de programa más adelante.
Garantía de actualización legal
Otro requisito muy importante que debe cumplir cualquier software de contabilidad es que garantice la actualización legal.
En caso contrario, cualquier error en los balances contables o en la generación de modelos no actualizados puede llevar a que la empresa sea sancionada con multas.
Por lo tanto, contar siempre con un proveedor que sea especialista en este tipo de software y que tenga experiencia contrastada con sus programas de contabilidad será necesario.
Automatización
Cuanto más automatizados estén los procesos en el programa de contabilidad (funciones masividad, conciliación bancaria automática…), mucho mejor.
No solo serán más rápidos en el manejo de la información o la generación de informes, sino que menos posibilidad existirá de cometer errores humanos.
Posibilidad de trabajar de forma colaborativa con la asesoría
Una opción muy ventajosa que permiten algunos programas de contabilidad es la posibilidad de trabajar de forma colaborativa con la asesoría de la empresa.
Esto agiliza los trámites, el flujo de información y ahorra tener que realizar algunas tareas por duplicado.
Seguridad de la información
Por último, aunque no menos importante, es esencial que este tipo de softwares ofrezca garantías de seguridad en la información, de manera que no haya posibilidad de filtraciones.
Es recomendable siempre escoger uno de estos programas específicos con suficiente trayectoria, que esté avalado por diferentes usuarios.
Siguiendo estos consejos, se elegirá un programa de contabilidad que cumpla con los requisitos indispensables de cualquier empresa.
Cabe recordar que los registros contables están sujetos a una regulación estricta, por lo que hay que respetar los principios y normas vigentes.
Por este motivo, es fundamental contar con una herramienta actualizada para no descuidar esta área de la compañía.
