Agencias de conferenciantes: ¿Por qué deberías contratar una?

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Conferencia auditorio (Kevin Gonzalez Unsplash)

Víctor Küppers, Mario Alonso Puig, Emilio Duró… ¿Te suenan? Son nombres que han ganado un gran reconocimiento y ejemplos de speakers con capacidad de atracción y de convertir una conferencia en una experiencia memorable. Durante los últimos años hemos podido ver cómo las conferencias motivacionales han ido ganando peso dentro de todos los ámbitos, especialmente en un contexto profesional. Hoy podemos acceder a una enorme cantidad de conferenciantes pero, ¿cómo identificar la mejor opción para nuestro evento? ¿Cómo gestionar una contratación de este tipo? ¿Cómo protegernos frente a posibles imprevistos?

A continuación te hablamos sobre los beneficios que supone contratar a una agencia especializada en conferenciantes o ponentes. ¡Presta atención!

Beneficios de contratar el ponente adecuado

¿Qué puede aportar un buen ponente a tu evento? ¿Cómo puede agregar valor a tu estrategia corporativa? Algunos de los beneficios principales de seleccionar al mejor speaker son:

  • Adaptación al perfil de la audiencia: Existen muchos tipos de speakers. Aunque por lo general sus discursos pueden adaptarse a todo tipo de personas, lo cierto es que existen algunos perfiles especialmente propicios para calar en determinadas audiencias. Sobre todo dentro del ámbito profesional, donde entran en juego las especialidades o los tipos de aprendizajes que desean estimularse, debe llevarse un especial cuidado a la hora de seleccionar a un ponente.

  • El liderazgo de un conferenciante no sólo se pone de manifiesto a partir de una buena oratoria. Su trayectoria personal o su seguridad a la hora de transmitir sus mensajes definirán el alcance de sus discursos y el impacto real sobre sus audiencias. Existen ponentes que cuentan con un registro más cómico y distendido que le ayuda a conectar a nivel emocional con sus oyentes sin comprometer su relevancia o su capacidad de liderazgo.

  • Alcance y relevancia: Aquellos que cuentan con referencias relevantes a nivel profesional y que han alcanzado unos logros significativos tienen, por lo general, mayor capacidad para influir sobre sus audiencias. A la hora de contratar a un speaker es importante poner en perspectiva su trayectoria e identificar su perfil y la relevancia que puede tener para nuestra audiencia.

Ventajas de utilizar una agencia especializada en la contratación de conferenciantes

Diversidad

El acceso a un catálogo diversificado es una de las principales ventajas que se derivan de la colaboración con agencias. Estas empresas actúan como plataformas, por lo general, de gran envergadura y compuestas por un equipo de conferenciantes sólido. En su oferta es posible encontrar perfiles diversos que, además, han superado filtros de selección.

Recibir el asesoramiento de una agencia te ayudará a establecer conexiones con talents de prestigio y con experiencia dentro del sector. Además, te ayudará a identificar qué perfiles se adaptan mejor a tu estrategia corporativa y cuáles de ellos representan mayor valor dentro de tu discurso empresarial.

¿Qué clase de evento se va a organizar? ¿Qué necesidades deben cubrirse? Para localizar el exponente perfecto, deberás facilitar esta información a un agente y en un corto espacio de tiempo recibirás una propuesta con los ponentes disponibles en catálogo que mejor se adaptan a tu negocio.

Cobertura frente a posibles incidentes

La planificación de cualquier evento está sujeta a imprevistos y circunstancias que escapan a nuestro control. Esto también abarca la organización de ponencias. ¿Qué ocurriría si el día de la ponencia nuestro speaker sufre un contratiempo que le imposibilita asistir al evento? Es poco probable pero, sin embargo, es posible. Una de las principales razones por las que los promotores de eventos recurren a las agencias de talentos es porque éstas proporcionan garantías frente a esta clase de situaciones.

Las agencias cuentan con un equipo humano preparado para responder ante este tipo de incidencias para proteger por encima de todo tu evento. En dichas circunstancias, tu agencia te facilitaría una alternativa que se adaptase a tus necesidades. Actuando como intermediario, llevan un seguimiento de la contratación y toman consciencia de cualquier incidencia pudiendo actuar de forma instantánea.

En caso de que no contasen con una empresa colaboradora que gestionase la contratación de tu speaker, lo más probable es que tu evento pudiese verse arruinado por un cambio repentino de última hora poniendo en riesgo la credibilidad de tu empresa.

Experiencia logística

Uno de los elementos más delicados durante los procesos de contratación de speakers es la logística. Lamentablemente, tiende a pasar desapercibido durante la planificación y organización de eventos.

Contar con el apoyo de una agencia permite tener en cuenta todos aquellos eslabones de la cadena con mayor precisión atendiendo, no sólo a las necesidades particulares del conferenciante, sino también a las del propio evento.

La forma en la que nuestro speaker será presentado, el formato del evento o los recursos comunicativos que puedan utilizarse (por ejemplo a nivel de sonido e imagen) son factores importantes que determinarán los resultados finales. Las agencias establecen comunicación con los promotores y con los artistas por lo que centralizan las necesidades relativas a ambos. Al final existe un mejor seguimiento y una mayor capacidad de previsión y análisis.

Encuentros previos de valor

Algunos de los ponentes más populares trabajan en proyectos de diferente naturaleza con asiduidad y puede resultar complicado cuadrar agendas y establecer una cita personal con ellos. Las agencias de conferenciantes se encargan de planificar los encuentros y buscar el escenario perfecto para que te entrevistes con tu speaker y puedas detallar con mayor precisión cuáles son los objetivos del evento, el formato de la conferencia o el tipo de público que asistirá.

Ahorro de tiempo

Delegar los procesos de selección y organización a un equipo especializado se traducirá en un ahorro de tiempo a largo plazo. Además, contarás con la seguridad de que todo saldrá a pedir de boca. La agilidad, los procesos de comunicación fluidos y las garantías de protección ante imprevistos te proporcionarán una mayor tranquilidad a la hora de preparar tu evento.

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