«Factura Electrónica y Adaptación a la Ley Crea y Crece». Fecha de publicación: 27 octubre 2026.
La digitalización de la facturación se ha convertido en una de las principales tareas pendientes de muchas pequeñas y medianas empresas españolas.
Digitalizar permite dejar de emitir facturas en papel y de enviar documentos manualmente por correo electrónico. También evita tener que controlar los cobros mediante hojas de cálculo. Si te fijas, todos los procesos anteriores “clásicos” pueden dar lugar a errores humanos, a retrasos y, sin duda, hacen difícil conocer la verdadera situación financiera del negocio.
La factura electrónica para la ley crea y crece es una de las claves de este proceso de transformación. En efecto, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, impulsa la obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Y esto lo hace con el objetivo de modernizar la gestión administrativa, mejorar la trazabilidad de los pagos y contribuir a reducir la morosidad entre empresas (B2B).
Para adaptarse a estas exigencias, las pymes es bueno que conozcan los requisitos legales de esta Ley además de revisar sus actuales herramientas de gestión.
En definitiva, la ley persigue fomentar que las pymes implanten un software de facturación electrónica que les permita cumplir las normativas fiscales y aprovechar las ventajas de la digitalización.
¿Qué establece la Ley Crea y Crece sobre la factura electrónica?
La Ley 18/2022 amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, conocidas como operaciones B2B (business to business).
Hasta ahora, muchas empresas intercambiaban facturas en papel o mediante documentos PDF enviados por correo electrónico. Sin embargo, un PDF convencional no equivale necesariamente a una factura electrónica estructurada conforme a los requisitos del nuevo sistema.
La normativa de desarrollo establece condiciones para el intercambio de facturas, la interoperabilidad entre plataformas y el seguimiento de los documentos durante su ciclo de vida.
La finalidad es que las empresas puedan compartir información de forma más automatizada y conocer mejor el estado de sus facturas, desde su emisión hasta su pago.
Entre los aspectos que deben tenerse en cuenta figuran la utilización de formatos electrónicos admitidos, la posibilidad de intercambiar información entre sistemas compatibles y la conservación de los datos necesarios para justificar las operaciones. También deben atenderse las obligaciones de información sobre el estado de las facturas y los pagos que resulten aplicables.
La obligación se refiere, con carácter general, a las operaciones entre empresarios y profesionales establecidas en España, con las excepciones y particularidades previstas legalmente.
Ahora bien, esta norma no debe confundirse con la facturación a consumidores finales (particulares), que tiene un tratamiento diferente.
Qué requisitos debe cumplir el software de facturación electrónica
Disponer de un programa que genere facturas no garantiza, por sí solo, que una empresa esté preparada para cumplir las nuevas obligaciones.
La solución tecnológica elegida debe adaptarse a los requisitos técnicos y legales que correspondan a su actividad.
Entre los aspectos de la nueva Ley que conviene revisar destacan los siguientes:
- Formatos electrónicos admitidos. El sistema debe poder trabajar con los formatos estructurados previstos por la normativa, que permiten procesar los datos automáticamente y no solo visualizar un documento.
- Interoperabilidad. Debe facilitar el intercambio de facturas con otros sistemas y plataformas conforme a las especificaciones aplicables.
- Trazabilidad. Es importante poder seguir el recorrido de cada factura y registrar los estados previstos, como su emisión, recepción, aceptación, rechazo o pago.
- Seguridad e integridad. La solución debe incorporar los mecanismos necesarios para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de los documentos.
- Conservación y acceso. La empresa debe poder consultar y conservar las facturas y la información asociada durante los plazos legalmente exigibles.
La ley crea y crece contempla una solución pública de facturación electrónica, así como la participación de plataformas privadas que cumplan los requisitos correspondientes. Por ello, cada pyme debe estudiar qué alternativa se adapta mejor a sus necesidades.
Un aspecto fundamental es comprobar que el proveedor del software mantiene el producto actualizado frente a los cambios normativos, ofrece soporte técnico y permite integrarlo con las herramientas de contabilidad y gestión que utiliza la empresa.
Por qué puede interesar un software ERP a una pyme
Un programa específico de facturación puede ser suficiente para un negocio pequeño con pocas operaciones.
Sin embargo, cuando una empresa gestiona numerosos clientes, proveedores, pedidos, pagos y obligaciones contables, puede resultar más práctico integrar la facturación en un software ERP (Enterprise Resource Planning).
Un ERP permite centralizar diferentes procesos empresariales, como ventas, compras, inventario, contabilidad y tesorería. Si incorpora las funciones adecuadas de facturación electrónica, ayuda a evitar la duplicación de datos y reduce la necesidad de introducir manualmente la misma información en varias aplicaciones.
Por ejemplo, una pyme que recibe pedidos, presta servicios a clientes empresariales y trabaja con varios proveedores puede utilizar un sistema integrado para generar facturas a partir de las operaciones registradas, controlar los importes pendientes de cobro y facilitar la conciliación de los movimientos bancarios.
Antes de contratar una solución, conviene valorar el volumen de facturación, las necesidades de integración, el coste de implantación y la formación del personal.
También es importante comprobar que el sistema puede adaptarse a las especificaciones legales y que el proveedor dispone de un plan de actualización y mantenimiento.
Plazos legales de implantación de la factura electrónica
Conocer el calendario de aplicación de la Ley Crea y Crece es esencial para organizar la adaptación tecnológica y evitar que la empresa tenga que realizar cambios de forma precipitada.
Esta norma estableció un calendario de aplicación diferenciado en función de la facturación de cada empresa. Su desarrollo reglamentario concreta los requisitos técnicos y las condiciones para hacer efectiva la obligación.
Los plazos se vinculan a la entrada en vigor de la normativa de desarrollo y a las disposiciones que regulan la solución pública de facturación electrónica.
Por ello, antes de fijar una fecha definitiva de adaptación, cada empresa debe comprobar el calendario oficial vigente y su aplicación concreta.
Implantación escalonada
La normativa prevé una implantación escalonada: un plazo más corto para los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros y otro más amplio para el resto.
En el calendario establecido por el desarrollo reglamentario de 2026, las fechas de referencia son el 6 de octubre de 2027 para el primer grupo y el 6 de octubre de 2028 para el segundo.
Es importante comprobar cualquier modificación normativa posterior antes de publicar o utilizar estas fechas para planificar una implantación.
Además, estos plazos corresponden a la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales y no deben confundirse con los aplicables a los sistemas informáticos de facturación regulados por otras disposiciones, como Verifactu.
Cuanto antes empecemos mejor
Aunque una pyme disponga de más tiempo, resulta recomendable empezar cuanto antes.
Revisar los programas actuales, consultar al proveedor y realizar pruebas de intercambio con clientes y proveedores puede ayudar a detectar problemas de compatibilidad y reducir las incidencias cuando la obligación sea exigible.
Beneficios de la facturación digital para las pymes
La adaptación a la factura electrónica no debe entenderse únicamente como una obligación administrativa.
Bien planificada, puede convertirse en una oportunidad para mejorar la gestión financiera y operativa del negocio.
Reducción de tiempos administrativos
En primer lugar, la automatización de tareas reduce el tiempo dedicado a preparar, enviar, archivar y localizar facturas. También disminuye los errores derivados de la introducción manual de datos y facilita la coordinación entre los departamentos comercial, administrativo y contable.
Información en tiempo real
En segundo lugar, disponer de información actualizada ayuda a controlar la tesorería. Conocer qué facturas están pendientes, cuáles se han recibido y qué importes se han cobrado facilita la elaboración de previsiones y la planificación de pagos.
Reducción de la morosidad
La trazabilidad también puede contribuir a combatir la morosidad B2B.
Registrar las fechas y los estados de las facturas facilita detectar retrasos, realizar un seguimiento de los vencimientos y reclamar los importes pendientes.
No obstante, la factura electrónica no garantiza por sí sola el cobro puntual: debe acompañarse de una política de crédito adecuada y de procedimientos eficaces de seguimiento y reclamación.
Toma de decisiones fácil
Por último, la digitalización facilita el acceso a información útil para tomar decisiones, analizar costes y evaluar la rentabilidad de las operaciones. Una pyme que integra la facturación con su contabilidad y tesorería puede obtener una visión más clara de su situación económica y dedicar menos recursos a tareas repetitivas.
Cómo preparar la adaptación de la empresa
El primer paso consiste en analizar cómo se emiten y reciben actualmente las facturas, qué volumen de operaciones gestiona la empresa y qué herramientas utiliza para controlar los cobros y pagos.
A continuación, conviene contrastar estas necesidades con los requisitos legales y consultar al proveedor del programa de facturación o del software ERP.
La implantación debe incluir la configuración del sistema, la formación de los empleados, la revisión de los procedimientos internos y las pruebas necesarias para comprobar que el intercambio de facturas funciona correctamente. También es recomendable definir quién supervisará las incidencias y cómo se conservará la documentación.
La Ley Crea y Crece impulsa un cambio relevante en la gestión administrativa de las empresas españolas. Anticiparse a sus exigencias mediante una solución de facturación adecuada puede facilitar el cumplimiento de las nuevas obligaciones, mejorar el control financiero y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales.
Para las pymes, la clave está en convertir la adaptación normativa en una oportunidad real de modernización y crecimiento.
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