Si eres de las personas que les cuesta seguir una agenda física y terminas optando por llevar tus tareas de una forma improvisada según te acuerdes, muy probablemente eres una persona que aprecia la flexibilidad en tu agenda y tu organización. Para esto ahora hay muchas herramientas en las que puedes confiar.
Digitalizar tus tareas diarias te puede ayudar a llevar un control sobre tu día, de manera en que puedas editar cuando quieras las tareas e incluso, compartir con personas del trabajo, familia o amigos esas tareas o eventos que deben hacer.
Actualmente, mantenerlas de esta forma te permite acceder a esas tareas desde tu smartphone, ordenador o tablet y te ayuda a tenerlas contigo todo el tiempo, sin importar si “se te olvidó la agenda”. Es por esto que te queremos dar 5 tips para digitalizar tus tareas de la mejor forma posible y la más personalizada para ti.
Tabla de contenidos
Usa una herramienta de gestión de proyectos
Si eres una persona que se le dificulta mantener el orden de las tareas en el trabajo, esta herramienta sin duda será tu mejor aliada y la de tu equipo para digitalizar tus tareas.
Una herramienta de gestión de proyectos es un software que mejora la eficiencia del equipo que esté llevando el proyecto y le ayuda a administrar los recursos. El objetivo es poner toda la información en un mismo lugar y que sea visible para todos los involucrados las tareas que se deben realizar.
Hoy en día estas herramientas incluso te permiten tener comunicación entre el equipo dentro de la plataforma, te permiten delegar responsabilidades y poner el plan de acción de en marcha, asignando tareas y evaluando los resultados de todos los miembros.
Digitaliza tu calendario
Todos deberíamos tener anotados aquellos eventos importantes que tenemos, utilizar un calendario puede ser excelente pero hacerlo de forma digital, clasificándolos, con notificaciones activas o alarmas y con la posibilidad de poder compartirlo con personas es algo mucho mejor.
Hoy en día existen muchos tipos de calendarios en línea, uno de los más recomendados es el calendario de Google, que puedes sincronizar con tu cuenta de correo electrónico de Google y recibir recordatorios por mail, notificaciones en tu dispositivo móvil u ordenador y más.
De esta manera puedes ordenar tus citas con clientes, los eventos importantes de la familia como cumpleaños o si por ejemplo, eres un freelancer clasificar tus eventos de acuerdo al trabajo que tengas en ese momento.
Tener un calendario digital te permite editar esos eventos y mantenerte al día de una forma muy rápida y sencilla al alcance de tu mano. Amarás tener un calendario digital.
Clasifica tus tareas
Aunque puedas hacerlo en cada plataforma individualmente puedes también hacerlo por programa, es decir usar una app para un tipo de trabajo y otra app para otro trabajo y así sucesivamente, o en su defecto simplemente identificar bien cuáles pertenecen a uno u otro.
También podrías usar las notas de tu smartphone o alguna app que se encargue específicamente de administrar las notas, como Evernote. En este caso puedes comenzar a generar recordatorios específicos de acuerdo a cada tarea como si fueran alarmas y tener toda una lista de cosas por hacer.
Tener este tipo de apps con clasificaciones te van a ayudar a encontrar la información de manera más sencilla y a tener todas tus tareas sobre ese trabajo en un solo lugar.
Revisa tu agenda un día antes
Un buen tip es que comiences a checar tu agenda antes de dormir, para organizar tus pensamientos e ideas del día siguiente y tener la oportunidad de editarlos con anterioridad en caso de que así sea.
Muchas personas incluso optan por tener un día de la semana específico para ordenar su semana en la agenda y luego aplican lo de checar un día antes para reducir el riesgo de error sobre ella y no te descuadre toda la semana una tarea no realizada.
Esto te puede ser de ayuda si te gusta amanecer sin preocuparte de las “mil cosas” que tienes que hacer en el día, más bien te da claridad en esos espacios y un orden a seguir durante todo el día. Al final marcar esas tareas como completadas te dará muchísima motivación.
Solo haz 3 cosas importantes al día
Esta es una regla poco ortodoxa pero puede ser de gran ayuda y tu productividad puede ser inmensa. La recomendación es no tener más de 3 cosas importantes en tu agenda, llámese eventos o situaciones que te van a llevar más de dos horas de hacer.
Esto porque si pasas de reunión larga en reunión larga, prácticamente se te fueron muchas horas laborales en un evento que te drena mucha energía o una actividad que necesita altamente de ti. De este tipo de actividades, solo tres.
No significa que sólo vayas a hacer 3 cosas al día, puedes hacer 20 si te lo propones, pero procura que sean cosas que no necesiten altamente de tu atención o disposición para hacerlas.
Esto te va a permitir ser mucho más activo en tu trabajo y decidir dónde pones tu mayor cantidad de atención en el día. Las demás actividades pueden ser cocinar, lavar la ropa o actividades domésticas en tu día que no necesiten a tu cerebro trabajando al 100.
Probablemente te sentirás mucho más tranquilo y con mayor seguridad al momento de hacer esas tres cosas.
Cuida tus hábitos
No es rentable que pases todo el día pensando y haciendo cosas del trabajo. Debes procurar que en tu agenda y en tu semana existan actividades que sean importantes para ti como ser humano, no para el trabajo o para los demás.
Si una vez a la semana te gusta tomar clases de baile, procura serle fiel a esa clase de baile y no dejarla para después. Estos desahogos te van a permitir cambiar de ambiente, mejoran tu bienestar y probablemente vuelvas al trabajo con muchas más ganas que antes.
El cerebro necesita a veces despejarse incluso para poder llegar a soluciones que pensando constantemente no llegarían. ¿Te ha pasado que te relajaste tomando una ducha y ahí te llegó la mejor idea para solucionar un problema?
Es precisamente por esto, al someter a nuestra mente a una gran cantidad de presión llega un punto donde nos cansamos y no conseguimos ver las soluciones. Si te relajas y procuras hacer cosas que te gusten e inspiren, podrás conseguir las respuestas más fácilmente y te sentirás mejor.
Recomendación final
Y te dejamos este bonus: hazlo sencillo.
No hay tareas y hábitos que se puedan mantener en el tiempo si los ves complicados. Hazlos lo más sencillos posibles, en dos pasos es más que suficiente.
Si te agobia tu agenda digital no la seguirás, haz de ella una experiencia placentera para que pueda ser duradera en el tiempo. Piensa en algo divertido y en disfrutar los momentos en que trabajas y te relajas.
