El renting de impresoras. Cómo funciona. Pros y contras

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En la oficina o teletrabajo

Una de las realidades a las que aún hoy se siguen teniendo que enfrentar las organizaciones, con independencia de su tamaño, es la de la impresión en papel de documentación. En un mundo casi digital, aún hay que imprimir documentos con el fin de poder firmarlos, hacer presentaciones en papel, encuadernarlos, etc. El renting de impresoras es una solución eficaz e inteligente para poder disfrutar de servicios de impresión sin tener que hacer grandes desembolsos.

En este post analizamos cómo funciona esta modalidad basándonos en el renting de impresoras Ricoh que nos ofrece la empresa especializada en sistemas de impresión, Sistemas Catalunya.

El renting como solución inteligente

Lo tenemos en muchos ámbitos de nuestra vida, tanto profesional como particular. El renting de cualquier equipo sujeto a depreciación es la mejor solución si quieres disfrutar de un bien sin tener que hacer frente a su mantenimiento y/o su sustitución periódica por depreciación.

En el mundo profesional se trata de una fórmula inteligente porque permite a las organizaciones dedicarse a su actividad principal sin tener que preocuparse por funciones accesorias.

Y sin tener que hacer frente a la compra y mantenimiento de maquinaria de la que no son especialistas y que hay que mantener y que sufre una rápida depreciación.

Contrato de renting

Básicamente, un contrato de renting, y ahí incluímos el renting de impresoras, consiste en el derecho a disfrutar de un bien a cambio de un precio, asumiendo el propietario del equipo su mantenimiento y reposición.

En el contrato de renting se detallarán el alcance y las limitaciones del servicio de la empresa de renting.

Elementos esenciales

Muy básicamente, estos son sus elementos esenciales:

  • Identificación de las partes firmantes: estas son la empresa prestadora del servicio de renting (el arrendador) y beneficiario del servicio (un particular, una pyme, una administración pública, etc.).
  • Objeto del contrato y limitaciones: aquí se definirá el alcance y límites de servicio. Algunas veces el servicio permite un uso ilimitado del bien, pero se definen tramos de precio en función de que se sobrepasen los límites fijados para cada tramo.
  • Duración del contrato: tiempo durante el cual podremos disfrutar del bien que se nos confía para su uso. Expirado el mismo, el arrendador devuelve el bien usado y queda liberado de cualquier responsabilidad (siempre que haya pagado y usado correctamente el mismo).
  • Precio y pagos: precio que la parte arrendataria acuerda pagar mensualmente a la empresa arrendadora por el uso del bien (una impresora en nuestro ejemplo).

Ventajas del renting de impresoras

En el caso de las impresoras, el renting tiene las siguientes ventajas para el arrendatario (la empresa interesada en contratar esta fórmula):

  • Tienes a un especialista que analiza tus necesidades y te propone la mejor solución para ti y tu bolsillo.
  • Dispones de equipos de primera para tu uso, sin necesidad de desembolsar su coste. Esto ahorra un problema de tesorería al departamento de finanzas de la empresa.
  • La empresa arrendadora se ocupa del mantenimiento 24 horas. En el contrato se fijan una serie de términos de servicio en caso de avería de las impresoras. Es decir, que no tienes que preocuparte tú ni disponer de personal especializado en la limpieza y arreglo de los equipos si dejan de funcionar. En cambio, sabes que en un plazo cerrado por contrato, te deben reparar o sustituir el equipo averiado.
  • El contrato incluye la reposición de toner y demás consumibles de los equipos. Otro desembolso del que te despreocupas.
  • El precio a pagar, generalmente una cuota mensual, incluye todo lo anterior. Esta fórmula tiene el interés financiero de que la cuota mensual es un gasto corriente del ejercicio, con lo cual, disminuye los resultados de la empresa sujetos a tributación.
  • A la terminación del contrato decides si quieres: a) prorrogarlo un nuevo período de tiempo; b) no renovarlo (y por tanto, prescindiendo de los equipos); o c) quedarte con las impresoras en propiedad pagando por ellas un precio pactado previamente.

Desventajas

La única desventaja que podría tener el renting de impresoras es que realmente pagas mensualmente por algo que no posees (solo tienes el derecho de uso). Y a la terminación del contrato te quedas sin servicio si no lo renuevas.

Pero claramente, para organizaciones en las que la impresión es un servicio no esencial para el negocio, es mejor alquilar que comprar y mantener. Más aún en el sector de la impresión, que requiere conocimientos técnicos, reposición de consumibles y cuya tecnología queda rápidamente obsoleta.

Ejemplos de renting de impresoras

Hoy en día, empresas como Sistemas Catalunya, primera de Europa especializada en el fabricante de impresoras Ricoh, te ofrecen la posibilidad de contratar todo tipo de impresoras con la fórmula del renting.

La primera duda que debes resolver, con fuerte incidencia en la cuota mensual, es si necesitas una impresora monocromo (blanco y negro) o de color. Obviamente, la de color requerirá la sustitución periódica de más consumibles.

Así, y a título de ejemplo, podrás contratar el renting de estos tipos de impresoras, ya sean monocolores o a color:

Impresoras multifuncionales 

Son impresoras inteligentes que pueden ayudarte con diversas funciones como la impresión, fotocopias, escaneo y fax (enviar y recibir).

Permiten trabajar en red, depositando los documentos elaborados en carpetas de la organización asociadas a un usuario o departamento concretos.

Impresora multifuncional Ricoh
Impresora multifuncional Ricoh (Sistemas Catalunya)

Impresoras monofuncionales

A diferencia de las multifuncionales, se ocupan tan solo de tareas de impresión.

Son equipos rápidos (desde las 20 páginas por minuto hasta las 60 ppm), económicos y que también trabajan en red con los equipos informáticos de la organización.

Las tienes más sencillas (20 PPM) con tamaño de papel A4 a las más sofisticadas (hasta 60 PPM) y bandejas para varios tamaños de papel (A4, A3, etc.).

Impresora monofuncional Ricoh
Impresora monofuncional Ricoh

Impresoras de producción

Son equipos ideales para imprentas y centros de reprografía de empresas que requieren una alta demanda de trabajos de impresión, con una gran capacidad de impresión de hojas por minuto.

Impresora de producción Ricoh PRO C5300S
Impresora de producción Ricoh PRO C5300S (Sistemas Catalunya)

Otras impresoras profesionales

Otro tipo de impresoras profesionales que puedes encontrar en renting son:

  • Impresoras de gran formato: permiten la impresión de grandes documentos técnicos. Tienes modelos que se caracterizan por la rapidez de impresión en gran formato (PPM) y también por la superficie de papel que pueden abarcar medida en m2 por hora de impresión. También es importante informarse sonre la resolución de impresión medida en dpi.
  • Impresoras de impresión directa al textil para empresas dedicadas al regalo promocional y similares.
  • Impresoras 3D para la impresión de prototipos y muestras de producto en todo tipo de sectores. 
  • Duplicadoras de gran velocidad de impresión.
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