¿Estás emprendiendo junto con otros emprendedores una idea de negocio? ¿Eres autónomo y te quieres montar una oficina bien equipada en casa? ¿Te ha tocado encargarte de las compras de material de oficina en tu empresa? Estás en el buen lugar.
Lejos de bolígrafos, carpetas y folios de papel A4, el material de oficina abarca mucho más de lo que crees y una papelería online tiene todo lo que necesitas.
En esta guía práctica encontrarás la lista esencial de material de oficina que cualquier espacio de trabajo necesita. Y al final dedicaremos un apartado especial para quienes buscan opciones más sostenibles y, los afortunados que puedan teletrabajar.
Material de oficina imprescindible en cualquier espacio de trabajo
Hay muchos tipos de actividades en la oficina y tamaños de empresa. Aunque cada oficina es diferente, existe una base común de artículos de oficina imprescindibles en todas ellas.
Se trata de material de oficina que facilita las tareas básicas, ayuda a mantener un poco de orden en tu escritorio y permite que el trabajo fluya sin sobresaltos.
Aquí tienes una lista práctica de estos materiales dividida por categorías para que sea más fácil detectar necesidades para tu caso particular.
1. Material de escritura y corrección
De todos los consumibles de oficina, seguro que los que más se demandan y deben reponer son los útiles de escritura, marcado y borrado.
En esta categoría entrarían bolígrafos y rotuladores de escritura y marcado permanente para etiquetar materiales o cajas.
En cuanto a los “bolis”, los colores más habituales son el azul, negro y rojo. También debes tener en cuenta los marcadores fluorescentes para resaltar documentos.
Y como quien escribe a boli siempre es susceptible de echar un borrón, ten a mano correctores. Estos están disponibles en formato líquido, aunque nosotros preferimos los correctores de texto de cinta deslizante.
No olvides añadir lápices y gomas de borrar. Si quieres rizar el rizo, ten en stock portaminas y minas de recambio.
Aquí el consejo que desde Consumoteca te podemos dar cuando compres este tipo de materiales es valorar el número de integrantes de la oficina y asignar una o dos unidades mensuales de cada artículo a tu pedido.
Una vez en marcha tu mini-almacén, podrás ir viendo las necesidades de reposición de útiles de escritura.
2. Papel y productos de impresión
El gran complemento de bolígrafos y artículos de escritura es el papel. Aquí, el producto estrella son los folios de tamaño A4.
Aunque es cierto que muchas oficinas son cada vez más digitales y tratan de reducir el volumen de papel de fotocopiadora, el papel sigue siendo necesario en muchos casos para tomar notas o imprimir documentos en papel que no pueden ser utilizados en otro formato.
En cuanto al gramaje del papel, el estándar que más se vende es el de 80 g/m². Existe papel de mayor gramaje (100–120 g/m²) para presentaciones o documentos formales.
Otro clásico de la oficina son los sobres para envíos postales, para transportar documentación o para mantener la confidencialidad de cualquier documento importante. Los hay sin personalización o personalizados con el membrete corporativo. Tú eliges. En las papelerías online tienes sobres de varios tamaños (DL, C5, C4).
Otro clásico de la organización en la oficina son las etiquetas adhesivas para clasificar carpetas, cajas o archivos y los tacos de notas adhesivas (tipo post-it).
Relacionado con el papel y la impresión, ya entrando en el apartado tecnológico, estarían los tóners de impresora (o cartuchos de tinta en caso de menor necesidad de impresión).
3. Organización y archivo
Llegamos a un apartado clave para mantener el orden y la confidencialidad en cualquier oficina: los archivadores de oficina y carpetas de todo tipo (de anillas, palanca o tipo dosier).
Los archivadores los tienes de lomo ancho o estrecho y combinan óptimamente con separadores y fundas de plástico.
Muy relacionado con las anteriores carpetas son las bandejas de sobremesa para entrada/salida de documentos y las cajas archivadoras para documentación de cierre anual.
4. Material de sobremesa
Hasta ahora hemos hablado de material de oficina que, probablemente, se almacene en un armario de acceso libre o controlado por la persona encargada de su administración.
Pero también se nos ocurren una serie de artículos imprescindibles en cualquier mesa de trabajo o despacho (o en su correspondiente cajonera bajo la mesa).
Se trata de pequeños accesorios que facilitan el día a día como la grapadora con sus grapas, el taladrador de hojas, un dispensador de cinta adhesiva.
A esto hay que añadir un abrecartas, las tijeras, el cutter, clips y gomas elásticas. Y, por qué no, una regla, una calculadora o una alfombrilla para ratón.
Como ves, la lista de imprescindibles de oficina puede pronto ser bastante extensa: por ello, siempre será recomendable priorizar entre lo necesario y lo que no nos importaría tener en función de nuestro presupuesto de material de oficina disponible.
Los ingleses, que son muy pragmáticos distinguen, sea cual sea la actividad, entre los “must-have” y los “nice-to-have”.
Cómo elegir material de oficina sostenible
Cada vez más empresas y consumidores buscan reducir su impacto ambiental también en su día a día en la oficina.
Apostar por material sostenible no solo es más respetuoso con el entorno, sino que ayuda a construir una cultura interna responsable. ¿Qué características deberían cumplir los artículos para poder calificarse como sostenibles?
En primer lugar, el papel reciclado, sin cloro (TCF/ECF) en el caso del papel o con una certificación de procedencia de explotaciones forestales sostenibles como los sellos FSC o PEFC.
Siguiendo con el papel, puedes buscar carpetas y archivadores de cartón tipo Kraft (sin plastificar).
Puedes recurrir a bolígrafos recargables en vez de desechables. O a tóner y tinta reciclada o remanufacturada para poder reutilizar los mismos cartuchos.
Pero las mejores buenas prácticas de sostenibilidad en una oficina pasan por utilizar el material de oficina de forma responsable.
Por ejemplo, podemos reducir el consumo de papel con políticas de impresión a doble cara y hacerlo solo cuando sea estrictamente necesario. Muchas impresoras solicitan al usuario introducir su clave personal antes de imprimir. De esta manera, la empresa puede conocer el perfil de impresión de cada usuario y disuadir a quien abuse de la impresora de no hacerlo.
También se pueden reutilizar cajas, sobres y carpetas siempre que sea posible, y colocar puntos de reciclaje visibles y bien señalizados en las oficinas.
Conclusión
Sea cual sea el tamaño de tu empresa y su actividad, contar con un buen material de oficina ayuda a ser más eficientes y a mantener orden y discreción en el trabajo de cada uno de sus integrantes.
Mantener una buena selección de este tipo de artículos puede transformar por completo la experiencia laboral.
Una oficina bien equipada es sinónimo de productividad, organización y bienestar, ya sea en una empresa tradicional o en el salón de tu casa convertido en despacho para teletrabajar.
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